El presente documento describe los pasos a seguir para la correcta utilización y funcionamiento del sistema denominado SIU-Kolla. Este sistema es web y tiene por objetivo realizar un seguimiento de los egresados a través de encuestas online.
CheckBox: Casilla de verificación, es un elemento de interacción de la interfaz gráfica, que permite a éste hacer selecciones múltiples de un conjunto de opciones.
ComboBox: Lista desplegable con entrada. Elemento que permite al usuario escribir sobre este o seleccionar una opción de una lista existente de opciones.
Concepto de Evaluación: Es el objetivo que se persigue con la evaluación que se realiza mediante una encuesta. Por ejemplo, se puede definir como "Desarrollo de Sistemas 2016", si lo que se pretende evaluar es la cátedra de Desarrollo de Sistemas para el año 2016.
Código de Recuperación: Es el código informado al encuestado por única vez al Finalizar una encuesta. Con este código el encuestado podrá solicitar al Gestor de SIU-Kolla su encuesta respondida, incluso cuando la misma sea anónima.
Código Hash: es un algoritmo matemático que transforma cualquier bloque arbitrario de datos en una nueva serie de caracteres con una longitud fija.
Diferido de Opciones de Respuesta: Proceso por el cual, al superar determinado parámetro de cantidad, las opciones de respuesta se muestran con una llamada al pie de página en los PDFs de Encuestas, Formularios y Habilitaciones.
Elemento: Son los elementos de evaluación de una encuesta. Por ejemplo, un profesor "Juan Perez", una materia "Desarrollo de Sistemas".
Encuesta: Conjunto de preguntas agrupadas en un o más bloques.
Etiqueta: Pregunta descriptiva que no tiene opción de respuesta, sólo se usa para dividir preguntas o introducir alguna explicación antes de formular otra pregunta.
Formulario: Agrupación de encuestas, y si corresponde cada una de ellas asociadas a un Tipo de Elemento.
Habilitación: Publicación de un formulario dentro de un lapso de tiempo y uno o más grupos de encuestados.
PAS: Plan de Acción de Sistemas.
Perfil de Acceso: Un perfil de acceso, o perfil de usuario, son los los permisos y acciones que podrá realizar un usuario determinado en el sistema.
Post_max_size: tamaño máximo de datos.
Pregunta Abierta: Pregunta que admite al encuestado ingresar texto libre. Existen distintos tipos que difieren de acuerdo a la validación que se realiza cuando la persona está guardando la encuesta: Texto libre (Área/Renglón), Tipo fecha (formato dd/mm/aaaa), Número entero (sólo se ingresan números), Número Decimal (permite comas en los números), Número entre 1 y 100 (edad), Número entre 1000 y 9999 (año), Texto con formato de correo electrónico.
Pregunta Cerrada: Pregunta que admite como respuestas un conjunto finito de opciones. El sistema cuenta con dos alternativas de acuerdo a si la respuesta es única o si la pregunta puede admitir múltiples respuestas: Radio buttons, Lista con valores desplegados (combo), Lista de múltiples respuestas, Checks con múltiples opciones.
Radio button: Conocido también como botón de opción o botón de radio es un tipo de widget utilizado en interfaces gráficas de usuario que permite elegir una sola opción de un conjunto predeterminado de estas.
Servicio Web: Tecnología que utiliza un conjunto de protocolos y estándares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones.
Sistema Externo: Sistemas que hacen uso del motor de encuestas, accediendo a SIU-Kolla a través de servicios que se les provee.
Sondeo: Investigación de la opinión de una colectividad acerca de un asunto mediante encuestas realizadas en pequeñas muestras, que se juzgan representativas del conjunto a que pertenecen.
Tipo de Elemento: Un Tipo de Elemento es la clase que agrupa a uno o mas elementos. Por ejemplo: "Materia" podría ser el tipo de elemento que agrupa los elementos: "Desarrollo de Sistemas", "Ingeniería de Software", etc.
Unidad de Gestión: Espacio de trabajo que da independencia de otros.
UNPA: Universidad Nacional de la Patagonia Austral.
Usuario: Persona que interactúa (usa) el sistema.
El siguiente símbolo indica información complementaria que el lector necesita conocer y que complementa alguna función u operatoria del sistema.
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Nota: |
Objetivo
El sistema SIU-Kolla es un sistema web que tiene por objetivo realizar, mediante encuestas online, un seguimiento de los egresados con el fin de mejorar distintos aspectos de la vida académica.
Caracteristicas
Figura 1: Características principales.
Procesos
La Gestión de Encuestas la podemos clasificar en 4 principales procesos, como se muestran en la siguiente figura:
Figura 2: Gestión de Encuestas - Procesos.
Conexión con otros sistemas:
El sistema SIU-Kolla interactúa con los siguientes dos sistemas:
Figura 3: Conexión con otros sistemas.
El sistema SIU-Kolla es un sistema Web al cual se debe acceder madiante un navegador.
Por ejemplo para el SIU-Kolla de la Gestión Académica se ingresa por la siguiente URL: https://kolla.unpa.edu.ar/
Una vez que el usuario tiene acceso al sistema SIU-Kolla podrá ingresar completando el nombre de Usuario y una Clave, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 4: Pantalla de acceso.
Los datos de acceso que se deben completar son los siguientes:
Una vez que ingresa los datos de acceso deberá hacer clic sobre el botón Ingresar de la pantalla de la Figura 5.
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Nota: Por cuestiones de seguridad deberá cambiar la clave de acceso al sistema SIU-Kolla luego de ingresar por primera vez. |
La pantalla de inicio que se visualizará al ingresar al sistema es la siguiente:
Figura 5: Pantalla de inicio perfil administrador.
Desde esta pantalla se visualizan los principales procesos de la Gestión de encuestas (descriptos en la sección 1.3 Introducción) y las principales operaciones implicadas en cada proceso. Las operaciones que se visualizan en los diferentes procesos también se pueden acceder desde el menú izquierdo de la pantalla de la Figura 6.
A continuación mencionaremos las opciones de menú y el objetivo de cada una de ellas:
En caso de olvidar su contraseña podrá recuperar la misma haciendo clic sobre el botón Restablecer contraseña de la pantalla de la Figura 5. Seguidamente el sistema mostrará la siguiente pantalla:
Figura 6: Restablecer contraseña.
Los datos que solicitará el sistema para restablecer la contraseña son los siguientes:
Una vez que se completan los datos se debe hacer clic sobre el botón Restablecer de la pantalla de la Figura 7. El usuario recibirá por correo electrónico (correo registrado en el sistema SIU-Kolla) las instrucciones a seguir para poder restablecer su contraseña.
Para volver a la página de inicio se debe hacer clic sobre el botón Iniciar sesión de la pantalla de la Figura 7.
En esta sección se presenta el circuito de Gestión de encuestas, el cual está compuesto por 4 procesos principales. Para cada proceso se describirán las operaciones que lo conforman. La siguiente figura muestra los procesos y se corresponde con la página de inicio del sistema SIU-Kolla:
Figura 7: Circuito Gestión de Encuestas.
Esta operación permite Agregar, Modificar o Eliminar Preguntas. Una Pregunta es el componente mínimo que se utiliza en la definición de la encuesta.
Se asignará un Código, que es la identificación única de la Pregunta. El mismo se puede consultar al confirmar el alta.
Se solicita la Unidad de Gestión para la cual se creará la Pregunta. Esta Pregunta solo estará disponible en la Unidad de Gestión definida.
En el campo Pregunta se debe indicar el texto correspondiente a la misma.
Luego se define el Estilo, es decir la forma en que se puede contestar esa Pregunta.
Las preguntas tienen distintos estilos de presentación para visualizarlas en la encuesta. De acuerdo a la respuesta esperada, pueden ser Abiertas o Cerradas.
Dentro de los estilos con respuesta libre, existen distintos tipos que difieren de acuerdo a la validación que se realiza cuando la persona está guardando la encuesta. Estos son:
En el caso de los estilos con respuestas cerradas, SIU-Kolla cuenta con dos alternativas de acuerdo a si la respuesta es única o si la pregunta puede admitir múltiples respuestas.
Los estilos disponibles para preguntas con una única respuesta son:
Los estilos disponibles para respuesta múltiple son:
Además, cuando la respuesta es cerrada, existen dos posibilidades de recuperar los datos de las respuestas que se podrán seleccionar.
Siempre que se seleccione un estilo correspondiente a una pregunta de respuesta cerrada, se habilitará la sección de Datos Externos. Y dependiendo de si las respuestas provienen de la base de datos, se deberan cargar los siguientes datos:
Finalmente, SIU-Kolla dispone de dos estilos especiales:
Permite ingresar títulos dentro de un bloque de preguntas para así generar secciones.
Permite ingresar sub-títulos que acompañen a los títulos de las secciones dentro de un bloque.
Permite ingresar párrafos de texto con formato que acompañen las secciones de preguntas dentro de un bloque, sus sub-títulos y/o títulos.
Se relaciona con la posibilidad de elegir una localidad. Esta opción permitirá abrirle al encuestado una ventana pop-up, donde podrá seleccionar la misma siguiendo la ruta país, provincia, departamento y localidad.
Permite realizar la búsqueda de la localidad deseada y luego el sistema brinda un listado de códigos postales vinculado de manera automática.
Esta operación permite Agregar, Modificar o Eliminar Respuestas.
Una Respuesta es la resolución que puede tener la Pregunta. Un conjunto de Respuestas forman las opciones posibles de resolución para cada pregunta dentro de una encuesta.
Esta operación sólo cuenta con dos campos de carácter obligatorio.
El campo Respuesta, es la identificación única de la respuesta que asigna automáticamente SIU-Kolla al crear la Respuesta. Esta respuesta se crea en una Unidad de Gestión y será visible solo en ella.
El campo Valor Tabulado es donde se define el texto de la respuesta que se muestra en las preguntas.
Esta operación permite asignar respuestas disponibles para contestar preguntas, con estilo de respuesta cerrada.
La operación muestra los datos de la Pregunta con la que se está trabajando y debajo permite indicar las respuestas posibles.
Seleccionando el botón + se inserta una fila para definir la respuesta que se desea asociar.
Las respuestas deben estas cargadas en el módulo, se puede hacer referencia a cualquiera de ellas conociendo su código identificador o bien recordando parte del texto de la respuesta.
Con el botón - se elimina una respuesta de la lista.
Para definir el orden en que aparecen las respuestas que se asocian se deben utilizar los botones ↑ y ↓.
En cada fila de la tabla que se presenta se deberán indicar las opciones que se desean mostrar como respuestas posibles.
Se puede buscar la respuesta indicando un texto para filtrar incluyendo el código de la respuesta ó un asterisco * para mostrar todas las respuestas disponibles en la lista desplegable.
Esta operación incorpora la posibilidad de agregar comportamientos dinámicos a las encuestas. El comportamiento se establece por dependencias entre preguntas y respuestas dentro de la misma encuesta. Accediendo a Definición/Estructura de Encuestas/ Definir Preguntas Dependientes esta operación ofrecerá el listado de encuestas disponibles por Unidad de Gestión. Se debe seleccionar la Unidad de Gestión y mediante la opción Filtrar podrán verse las encuestas disponibles. Para cada una de ellas se ofrecerá las opciones para Definir Dependencias y para Previsualizar Dependencias.
La definición de Preguntas Dependientes consiste en una serie de pasos que considera las particularidades de cada tipo de pregunta. Para comenzar con este proceso se debe hacer clic en el siguiente icono 
.
Veamos cuales son las opciones en SIU-Kolla para completar cada uno de estos pasos:
| 1. Elegir la pregunta que determina una dependencia | 2. Seleccionar la condición que se debe cumplir | 3. Indicar la contrapartida de la condición definida |
| La pregunta definida es de una única respuesta | La pregunta definida es de una única respuesta | |
| La pregunta es de múltiples respuestas | La pregunta es de múltiples respuestas | |
| La pregunta es un valor numérico | La pregunta es un valor numérico | |
| La pregunta es de tipo fecha | La pregunta es de tipo fecha | |
| La pregunta es de tipo texto | La pregunta es de tipo texto | |
| La pregunta es de tipo localidad | La pregunta es de tipo localidad |
Tabla 1: Opciones al definir preguntas dependientes.
Inicialmente se muestra el listado de Dependencias definidas:
Figura 12: Listado de Dependencias.
Cliqueando el botón Agregar se muestra la siguiente pantalla:
Figura 13: Solapa Pregunta.
En la solapa Pregunta se debe seleccionar el Bloque de la encuesta en donde se encuentra definida la pregunta que desencadenará un comportamiento, y luego la Pregunta en cuestión.
A continuación, en la solapa Dependencias el sistema permite definir los distintos comportamientos que se requieren, relacionados con esta pregunta.
Figura 14: Solapa Dependencias.
En esta pantalla se muestra el listado de dependencias creadas para la pregunta que se seleccionó en la solapa anterior. Cada una de ellas puede ser editada para cambiar cualquier definición, o bien puede eliminarse.
Seleccionando el botón Agregar dependencia, se definen nuevas dependencias para la pregunta.
2. Seleccionar la condición que se debe cumplir
El siguiente paso de la definición de la Pregunta Dependiente depende del tipo de pregunta que se seleccionó en el paso:
2.1 LA PREGUNTA DEFINIDA ES DE ÚNICA RESPUESTA
Si la pregunta definida es de una única respuesta se deben indicar los siguientes campos:
| Condiciones posibles |
| es Igual a |
| es Distinto de |
Tabla 2: Condiciones posibles para única respuesta.
A continuación se deberán indicar la acción a tomar, completando los siguientes campos:
| Condiciones posibles |
| mostrar |
| ocultar |
| habilitar |
| deshabilitar |
Tabla 3: Condiciones posibles para contrapartida de pregunta de única respuesta.
Se listan los Bloques definidos en la encuesta, a partir del Bloque de la pregunta actual y hasta finalizar la encuesta.
Se listan las preguntas del Bloque seleccionado en el campo anterior. Si el Bloque indicado es el mismo de la pregunta sobre la cual se esta definiendo la dependencia, se listan las preguntas subsiguientes a la misma, no las anteriores.
Figura 16: Listado de preguntas del bloque.
Si la pregunta es de múltiples respuestas la condición se puede armar con varias respuestas seleccionadas.
| Condiciones posibles |
| es Igual a |
| es Distinto de |
Tabla 4: Condiciones posibles para pregunta de múltiple respuestas.
A continuación se deberá indicar la acción a tomar, completando los siguientes campos:
| Condiciones posibles |
| mostrar |
| ocultar |
| habilitar |
| deshabilitar |
Tabla 5: Condiciones posibles para contrapartida de pregunta de múltiple respuestas.
Se listan los Bloques definidos en la encuesta, a partir del Bloque de la pregunta actual y hasta finalizar la encuesta.
Se listan las preguntas del Bloque seleccionado en el campo anterior. Si el Bloque indicado es el mismo de la pregunta sobre la cual se esta definiendo la dependencia, se listan las preguntas subsiguientes a la misma, no las anteriores.
Figura 18: Listado de preguntas del bloque seleccionado.
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Nota: La operación no funciona si la pregunta que representa la condición es del tipo checkbox. Si para la opción Combo. |
2.3 LA PREGUNTA ES UN VALOR NUMÉRICO
Si la pregunta es un valor numérico se deben indicar los siguientes campos:
| Condiciones posibles |
| que el valor seleccionado sea 'igual a' |
| que el valor seleccionado sea 'distinto de' |
| que el valor seleccionado sea 'mayor que' |
| que el valor seleccionado sea 'mayor o igual que' |
| que el valor seleccionado sea 'menor que' |
| que el valor seleccionado sea 'menor o igual que' |
| que el valor seleccionado esté 'entre' y en este caso se habilita el campo Número 2 |
Tabla 6: Condiciones posibles para pregunta de valor numérico.
A continuación se deberá indicar la acción a tomar, completando los siguientes campos:
| Condiciones posibles |
| mostrar |
| ocultar |
| habilitar |
| deshabilitar |
Tabla 7: Condiciones posibles para contrapartida de pregunta de respuesta de valor numérico.
Se listan los Bloques definidos en la encuesta, a partir del Bloque de la pregunta actual y hasta finalizar la encuesta.
Se listan las preguntas del Bloque seleccionado en el campo anterior. Si el Bloque indicado es el mismo de la pregunta sobre la cual se esta definiendo la dependencia, se listan las preguntas subsiguientes a la misma, no las anteriores.
Si la pregunta es de tipo fecha las condiciones posibles son:
| Condiciones posibles |
| que el valor seleccionado sea 'igual a' |
| que el valor seleccionado sea 'distinto de' |
| que el valor seleccionado sea 'desde' |
| que el valor seleccionado sea 'hasta' |
| que el valor seleccionado sea 'entre' |
Tabla 8: Condiciones posibles para pregunta de tipo fecha.
A continuación se deberá indicar la acción a tomar, completando los siguientes campos:
| Condiciones posibles |
| mostrar |
| ocultar |
| habilitar |
| deshabilitar |
Tabla 9: Condiciones posibles para contrapartida de pregunta de respuesta de tipo fecha.
Se listan los Bloques definidos en la encuesta, a partir del Bloque de la pregunta actual y hasta finalizar la encuesta.
Se listan las preguntas del Bloque seleccionado en el campo anterior. Si el Bloque indicado es el mismo de la pregunta sobre la cual se esta definiendo la dependencia, se listan las preguntas subsiguientes a la misma, no las anteriores.
Si la pregunta es de texto las condiciones posibles son:
| Condiciones posibles |
| que el valor seleccionado sea 'igual a' |
| que el valor seleccionado sea 'distinto de' |
| que el valor seleccionado sea 'contiene' |
Tabla 10: Condiciones posibles para pregunta de tipo texto.
A continuación se deberá indicar la acción a tomar, completando los siguientes campos:
| Condiciones posibles |
| mostrar |
| ocultar |
| habilitar |
| deshabilitar |
Tabla 11: Condiciones posibles para contrapartida de pregunta de respuesta de tipo texto.
Se listan los Bloques definidos en la encuesta, a partir del Bloque de la pregunta actual y hasta finalizar la encuesta.
Se listan las preguntas del Bloque seleccionado en el campo anterior. Si el Bloque indicado es el mismo de la pregunta sobre la cual se esta definiendo la dependencia, se listan las preguntas subsiguientes a la misma, no las anteriores.
Si la pregunta es de tipo Localidad se deben indicar los siguientes campos:
| Condiciones posibles |
| que el valor seleccionado sea 'igual a' |
| que el valor seleccionado sea 'distinto de' |
Tabla 12: Condiciones posibles para pregunta de tipo localidad.
A continuación se deberá indicar la acción a tomar, completando los siguientes campos:
| Condiciones posibles |
| mostrar |
| ocultar |
| habilitar |
| deshabilitar |
Tabla 13: Condiciones posibles para contrapartida de pregunta de respuesta de tipo localidad.
Se listan los Bloques definidos en la encuesta, a partir del Bloque de la pregunta actual y hasta finalizar la encuesta.
Se listan las preguntas del Bloque seleccionado en el campo anterior. Si el Bloque indicado es el mismo de la pregunta sobre la cual se esta definiendo la dependencia, se listan las preguntas subsiguientes a la misma, no las anteriores.
Figura 26: Listado de preguntas del bloque seleccionado.
Esta operación permite crear y editar encuestas.
Inicialmente se muestra el listado vacío. Se deberá seleccionar la Unidad de Gestión en la que se opera y las opciones de búsqueda deseadas, confirmando con la opción Filtrar. De esta manera, SIU-Kolla mostrará el resultado y habilitará la opción Agregar al pie de la pantalla.
En la Unidad de Gestión Predeterminada se encontrarán disponibles las encuestas precargadas (Encuestas a Graduados).
Figura 27: Listado de Encuestas.
Para cada encuesta listada se muestran tres opciones:
Para editar la definición y/o el contenido de la encuesta cuando esto es posible - Editar detalle de encuesta-
Para descargar la encuesta en un archivo en formato pdf - Descargar encuesta en PDF-
Para visualizar en pantalla la encuesta - Visualizar encuesta-
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Nota: Una encuesta se puede modificar completamente mientras nunca halla sido habilitada. En caso de haber sido habilitada, se podrá solo agregar nuevas preguntas o definir preguntas dependientes |
Si se desea crear una encuesta nueva, se hace mediante la opción Agregar.
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Nota: Se debe tener presente que si se va a crear una encuesta seleccionado la opción copiar encuestas y ésta presente preguntas dependientes, dichas dependencias no se copiarán correctamente. Por tal motivo las alternativas a seguir son: Opción 1: Si la encuesta fuente a copiar tiene pocas dependencias, se sugiere agregar o modificar las dependencias de manera manual luego de creada la nueva encuesta utilizando la opción copiar encuesta (Ver figura 28). Opción 2: Si se desea crear una nueva encuesta a partir de otra que presenta muchas dependencias, se recomienda solicitar la copia de la encuesta temporalmente a otra UUGG y luego moverla a la unidad de gestión donde se va a utilizar. Para solicitar las acciones antes mencionadas, se deberá cargar un requerimiento en el sistema GLPI ya que esta operatoria es realizada solo por el Administrador del sistema. |
Pasando a la solapa Bloques se puede comenzar a definir la estructura de la encuesta.
Los Bloques de una encuesta son secciones o agrupaciones de preguntas que se relacionan con un tema en común.
En esta solapa se visualizará el listado de Bloques definidos para la encuesta.
Figura 30: Bloques Encuesta.
En el listado de Bloques se cuenta con las siguientes opciones:
que permite duplicar un bloque preexistente. El bloque nuevo se crea como una copia del anterior, pudiendo luego editar el nombre y preguntas que lo componen. para cambiar la definición de un bloque preexistente.Mediante el botón Agregar bloque se permite definir un nuevo Bloque e indicar las preguntas que se desean agrupar.
Se debe definir el Nombre del bloque, que se visualizará como un subtítulo antes del grupo de preguntas que agrupa. Si se requiere que el nombre del bloque no se visualice en la encuesta, se puede encerrar el texto entre corchetes. Esto puede resultar útil, por ejemplo en casos en que la encuesta sea muy breve y no se necesite dar un nombre o título para las preguntas. Si bien SIU-Kolla establece la obligatoriedad en la definición de un bloque, permite la opción de que el encuestado no lo visualice.
Opcionalmente se puede ingresar una Descripción del bloque.
A continuación se indicarán las preguntas que componen el Bloque. Para eso se hará uso de los botones Agregar 
, Quitar 
, Subir 
o Bajar 
según se desee, indicando opcionalmente para cada pregunta la obligatoriedad de la misma.
Con el botón Listado de bloques se vuelve al listado de Bloques de la encuesta que se esta editando. Se guardarán los cambios realizados al volver al listado de bloques, y además al pie de la pantalla estará disponible el botón Guardar Encuesta para ir registrando los cambios realizados.
Para eliminar un Bloque completo de preguntas se debe seleccionar el botón Eliminar de esta pantalla.
Figura 31: Agregar Bloques Encuesta.
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Nota: Las encuestas pre cargadas en SIU-Kolla no pueden editarse, son encuestas base que pueden utilizarse tal como están definidas, o bien pueden usarse como punto de partida para la definición de nuevas encuestas. |
Cuando se intente editar una encuesta pre cargada SIU-Kolla mostrará el siguiente aviso:
Figura 32: Editar Encuesta Pre cargada.
Esta opción permite copiar o mover toda la definición de una encuesta desde una Unidad de Gestión a otra, incluyendo cualquier dependencia anteriormente definida.
Esta opción se encuentra disponible solo para usuarios de tipo Administrador.
Las opciones son las siguientes:
Esta operación permite Copiar encuestas de una Unidad de Gestión a otra, siendo posible replicar la definición de una encuesta dentro de una o mas Unidades de Gestión.
A continuación se detallan los campos de esta operación.
Figura 34: Copiar Encuestas.
En el caso que se desee copiar dentro de una misma Unidad de Gestión es posible hacerlo desde la opción Agregar en la operación de Administrar Encuestas.
Al seleccionar Ejecutar Acción se despliega un mensaje de alerta que solicita confirmación.
Figura 35: Mensaje de confirmación Copiar Encuestas.
Al finalizar la ejecución, en el caso en que se complete con éxito se desplegará un mensaje como el siguiente:
Figura 36: Mensaje de encuestas copiadas correctamente.
De esta manera se confirma que la encuesta seleccionada se copió de manera correcta en la Unidad o Unidades de Gestión Destino.
Figura 37: Listado de Encuestas.
Esta operación permite Mover la definición de una encuesta desde una Unidad de Gestión a otra.
A continuación se detallan los campos de esta operación.
Figura 38: Mover Encuestas.
Se debe tener presente que las encuestas a Mover no deben tener en común preguntas y respuestas con otras encuestas. Tampoco pueden estar siendo utilizadas en formularios ni habilitaciones.
Las encuestas con estas condiciones no figurarán en el listado de encuestas a mover.
Al seleccionar Ejecutar Acción se mostrará un mensaje de alerta para continuar.
Figura 39: Mensaje de confirmación Mover Encuestas.
Al finalizar la ejecución, si se completa correctamente se emitirá un mensaje como el siguiente.
Figura 40: Mensaje de encuestas movidas correctamente.
En este caso se confirma que la encuesta seleccionada inicialmente se movió de manera correcta en la Unidad de Gestión Destino seleccionada.
Figura 41: Listado de Encuestas.
La gestión de Usuarios agrupa las opciones referentes a la administración de perfiles individuales y grupos de usuarios. Estas opciones abarcan la creación y modificación de usuarios, creación y modificación de grupos, envío de emails para notificar sobre nuevas encuestas disponibles, importación de encuestados por carga de archivo e importación vía servicio web integrado con el módulo SIU-Guaraní.
También se presenta la opción para configurar SIU-Kolla como módulo de encuestas de otros sistemas. Para esto se debe registrar el sistema que será cliente de SIU-Kolla utilizando la opción correspondiente (Ver Sistemas Externos).
Detalle de Opciones:
Figura 42: Listado de Encuestas.
Perfiles de acceso:
El sistema permite gestionar el alta de usuarios y los permisos que tendrán al acceder al sistema. Estos permisos se definen como "Perfiles de acceso" los cuales determinan lo que podrán hacer los usuarios para operar el sistema. Los perfiles que se utilizarán en el sistema son los siguientes:
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Perfil Administrador |
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Perfil Gestor |
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Perfil Encuesta |
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Desde esta opción del menú se accede a la administración de usuarios del módulo.
Figura 43: Administrar Usuarios.
Desde esta pantalla se puede agregar un nuevo usuario mediante la opción Agregar Usuario o editar uno existente seleccionando la opción correspondiente en el registro del listado obtenido.
Los tipos de usuarios disponibles en SIU-Kolla son:
El usuario tipo Administrador tiene disponibles todas las operaciones del módulo SIU-Kolla.
Este perfil es el único con acceso a las siguientes operaciones:
Figura 44: Pantalla Inicio Administrador.
En la siguiente pantalla se visualizan los datos solicitados para el registro de usuarios con este perfil.
Figura 45: Datos Usuario Administrador.
Gestor
El usuario tipo Gestor tiene disponibles todas las operaciones del módulo SIU-Kolla, excepto aquellas exclusivas del Administrador. Este usuario es el que tiene a cargo las operaciones de gestión en SIU-Kolla, cuyo alcance abarca solo la Unidad de Gestión a la cual pertenece. Se encarga de administrar registros maestros, administrar usuarios de tipo Encuesta y Anónimo. Este usuario es quien define las encuestas, formularios y habilitaciones; y es quien puede emitir Reportes y exportar resultados.
Figura 46: Pantalla Inicio Gestor.
En la siguiente pantalla se visualizan los datos solicitados para el registro de usuarios con este perfil.
Figura 47: Datos Usuario Gestor.
Como se ve en la imagen, para definir este tipo de usuarios se requiere indicar:
Perfil de Acceso: El tipo de usuario que se quiere generar. En este caso Gestor.
Perfil de Datos: Perfil de Datos establecido por la Unidad de Gestión en la que opera.
Usuario: Nombre del usuario que se quiere generar. Para usuarios de este tipo se corresponderá con el número de legajo de personal.
Clave: Ingresar una clave formada por numeros, dígitos y caracteres especiales. La misma debe tener como mínimo 8 caracteres y no puede tener dos caracteres iguales consecutivos.
E-Mail: no es obligatorio. Es utilizado para contactar al usuario o recuperar la contraseña.
Nombres: Nombres del usuario.
Apellidos: Apellidos del usuario.
Documento País: Pais donde se generó el documento.
Documento Tipo: Tipo de documento.
Documento Numero: Número de documento.
Fecha de Nacimiento: Fecha de nacimiento del usuario.
Sexo: Sexo del usuario.
Encuesta
La operación se dispone en dos solapas para establecer los Datos de Usuarios y Títulos, si correspondiera.
En la primera solapa se cargan todos los datos principales del usuario.
Los datos solicitados son los que identifican a la persona que hará uso del módulo para responder encuestas.
La segunda solapa sólo se habilita cuando el perfil de acceso es Encuesta.
Los datos que se pueden cargar son optativos, y su uso puede resultar útil para un seguimiento de la persona, cuando la misma responde encuestas para el Seguimiento de Graduados.
En esta solapa se solicita la carga del Título obtenido por la persona, ya que se lo considera un graduado, la Fecha en la que obtuvo el mismo, y el Año para el que se cuenta ese título.
Un usuario puede tener asignados varios títulos, por eso es que la operación cuenta con los botones para Agregar o Eliminar los mismos.
La tercer solapa permite acceder al listado de Grupos al que pertenece el usuario. Allí es posible agregarlo o eliminarlo de los diversos grupos que fueron creados en SIU-Kolla. Ya que el usuario de tipo Gestor sólo se encuentra configurado para una Unidad de Gestión determinada éste sólo podrá visualizar los grupos de la misma Unidad de Gestión a los que pertenece el usuario en cuestión.
Los usuarios tipo Anónimo no identifican a una persona en particular sino que dan acceso de tipo "invitado" en SIU-Kolla. Estos usuarios suelen difundirse para que a través de los mismos cualquier persona pueda ingresar al sistema a responder una encuesta sin necesidad de registrarse con sus datos personales.
Figura 51: Datos Usuario Anónimo.
Los usuarios de este tipo permiten a Sistemas Externos vincularse con SIU-Kolla para hacer uso del motor de encuestas.
Figura 52: Listado de Sistemas Externos.
Desde esta opción solo se pueden consultar. Y al editar este tipo de usuarios solo se permite cambiar el estado del campo Bloqueado para habilitar o no su acceso a SIU-Kolla.
Figura 53: Datos Usuario de Sistema Externo.
Los usuarios Externos son dados de alta por SIU-Kolla durante la definición de Sistemas Externos.
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Nota: Las personas importadas en forma masiva, se importan con el perfil encuestado por defecto. |
Esta opción permite armar los Grupos de Usuarios que serán asociados a las Habilitaciones de Formularios para responder encuestas.
La operación se presenta en dos solapas:
Figura 54: Crear Grupos.
Datos del Grupo
En la primera solapa se solicita el Nombre que se desea asignar al Grupo.
Figura 55: Datos del Grupo.
Además se puede indicar una Descripción, a modo informativo, y el Estado del mismo que inicialmente será Activo.
El campo Externo es solo de consulta y sirve para identificar los grupos generados por SIU-Kolla para usuarios de tipo Externo.
El campo Unidad de Gestión informa la Unidad de Gestión en la cual se esta creando el Grupo. Es decir que el grupo de encuestados que se esta creando será visible solo en la Unidad de Gestión que aquí se indica.
NOTA: Los usuarios que responden encuestas en SIU-Kolla no tienen asociada ninguna Unidad de Gestión, mientras que los Grupos sí la tienen y sólo son visibles en la que fueron creados.
Al cliquear Guardar grupo se habilita la solapa Encuestados.
Se debe tener en cuenta que los Grupos que están asociados a formularios habilitados no pueden ser eliminados. Si se desea que un Grupo utilizado en una habilitación no siga estando disponible para futuras habilitaciones, se debe indicar el estado como Inactivo. Lo mismo ocurre si el grupo es de tipo Externo.
Si se intenta editar un grupo bajo estas condiciones se visualizará el siguiente aviso:
Figura 56: Habilitación de Formularios.
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Nota: los grupos se pueden crear por carrera, mes y año de graduación. |
La operación de Importar Personas permite incorporar a SIU-Kolla usuarios de manera masiva a partir de una planilla de texto. El objetivo es facilitar el alta de los usuarios evitando realizar el alta manual de cada una de ellos. En la siguiente pantalla se muestra en la opción de menú Importación de Encuestados -> Importar Personas desde Archivo.
Para llevar a cabo la Importación de Personas desde Archivo es necesario contar con un archivo de texto plano (txt) que cumpla con los siguientes requisitos:
1) El archivo debe contener los datos de un usuario por cada línea de texto.
2) En cada línea se deben incluir, en orden, los siguientes datos y separados mediante el carácter seleccionado. Este separador puede ser coma , o punto y coma ;
(*) Tipos de documentos posibles:
0 = Documento Nacional de Identidad
1 = Doc. Nac. de Identidad Temporario
2 = Cédula de Identidad
3 = CUIL/CUIT
18 = Libreta de Enrolamiento
19 = Libreta Cívica
90 = Pasaporte
Todos los datos son de carácter obligatorio, excepto si se elije una encriptación plana para la Clave. En tal caso, no se especificará dato alguno y se dejará un espacio en blanco en el archivo.
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En el primer paso, la operación solicitará los siguientes datos:
En el campo Archivo mediante la opción Examinar, se podrá seleccionar el archivo para la importación. Es importante respetar el formato y tipo de archivo, se tratan de archivos de texto plano con extensión "csv".
En el campo Separador de campos debe indicarse el caracter que se utilizó como separador, tener en cuenta que el separador puede ser el Punto y Coma (;) o bien la Coma(,).
En el segundo paso de la operación, se mostrarán las siguientes opciones:
Si se desea utilizar un Grupo que ya fue creado, se deberá indicar la opción Existente y a continuación completar el campo Grupo que se desea utilizar para incorporar en el mismo los encuestados que se estarán importando.
Si por otro lado se desea crear un nuevo Grupo se deberá cliquear el botón Nuevo y a continuación seleccionar la Unidad de Gestión en la que se desea agregar el nuevo grupo de encuestados. Por último el Nombre que se le desea asignar.
Si al importar los encuestados se desea actualizar los datos de la persona que ya existe en Kolla se debe seleccionar la opción Existente. SIU-Kolla actualizará los siguientes datos:
- Apellidos
- Nombres
- Sexo
- Fecha de nacimiento
- E-mail
Mediante la opción Importar se dará comienzo al proceso de importación de encuestados. Posteriormente se mostrará un mensaje de Alerta que confirma la opción deseada.
Una vez finalizada la importación, si la misma concluye correctamente, desplegará el siguiente mensaje:
La sección de Habilitación de Encuestas agrupa las opciones referentes a la administración de formularios de encuestas, la definición de la estructura de los formularios y la administración de las habilitaciones.
Figura 57: Habilitación de Formularios.
Podría definirse a un Formulario como un contenedor de encuestas. Un Formulario agrupa una o más encuestas que se presentarán, finalmente, como un sólo cuestionario. Cada una de las encuestas que componen un Formulario pueden aparecer una o más veces dentro del mismo. Esto resulta útil cuando es necesario implementar encuestas complejas, tal como pueden ser las que llevan adelante una evaluación de cátedra.
En este ejemplo, en un solo Formulario se necesitaría incluir más de una encuesta de preguntas, o incluso la misma encuesta aplicada para distintas personas. Todas en el mismo Formulario de Encuestas.
Figura 58: Datos del Formulario.
Desde esta opción del menú se permite gestionar los Formularios de encuestas. Para poder visualizar los formularios disponibles, se debe seleccionar la Unidad de Gestión y luego cliquear Filtrar. Se mostrarán los formularios existentes y la opción Agregar al pie de la pantalla.
Figura 59: Listado de Formularios.
Junto a cada ítem que figura en el listado se encuentran las opciones para Editar, Imprimir o Previsualizar el Formulario:
Para editar la definición de un Formulario - Editar Formulario Para descargar el Formulario en un archivo en formato PDF - Descargar formulario en PDF Para previsualizar el Formulario - Visualizar formularioEsta opción permite gestionar las Habilitaciones de encuestas.
Una vez que se ha definido un Formulario de Encuestas lo que resta para poder comenzar a reunir los datos deseados a través del mismo es definir una Habilitación. Se deberá indicar la Unidad de Gestión y luego el botón Filtrar para visualizar las Habilitaciones disponibles.
El sistema mostrará el listado de Habilitaciones desde donde se puede Agregar o Editar una habilitación.
Figura 60: Listado de Habilitaciones.
Destacar Habilitaciones
Es posible destacar aquellas habilitaciones que sean de mayor interés y que el usuario desee realizar un seguimiento más fácilmente. Para eso, se debe cliquear el icono de estrella. Cuando una estrella se muestre amarilla querrá decir que la habilitación en cuestión ha sido destacada y se mostrará en primer lugar en los listados de las operaciones de Resultados, para así ubicarla más fácilmente.
Archivar Habilitaciones
Es posible ocultar habilitaciones que ya no sean de interés o sean muy antiguas. Para eso, se debe cliquear el icono de avión, ubicado junto al de edición. Una vez cliqueado, la habilitación se ocultará en un filtro y ya no será visible en los listados de las operaciones de Resultados. Esto permite mantener los listados actualizados con las habilitaciones que son de interés en cierto momento del período académico de la institución, por ejemplo.
Para recuperar las habilitaciones archivadas se debe modificar el filtro, cambiando el parámetro NO a SI. De esta manera se generará un listado con las habilitaciones archivadas y desde el mismo se podrá desarchivar las habilitaciones que deseemos.
Para desarchivar una habilitación hacemos clic en el icono del avión.
Para llevar adelante la definición de una Habilitación SIU-Kolla solicitará los siguientes datos en dos pasos divididos en las siguientes solapas:
Figura 61: Solapa Habilitación.
Figura 62: Solapa Definición.
Seleccionando el botón Agregar el sistema agregará la Habilitación creada.
Figura 63: Solapa Definición / Agregar.
En el listado de Habilitaciones es posible eliminar cualquiera de ellas si hiciera falta. Ésto sólo es posible mientras la Habilitación no haya sido implementada al momento.
Una vez creada la Habilitación, la edición de la misma estará sujeta a la fecha actual en relación al rango de vigencia de la Habilitación.
Si la habilitación aún no entró en vigencia es posible editar casi todas las definiciones hechas hasta el momento. En la solapa de Definición se agrega la posibilidad de Imprimir y Visualizar el formulario que se habilita, y seguir agregando otras Habilitaciones. Es importante destacar que la visualización de un formulario habilitado es la muestra del formulario tal como se le presentará al encuestado final.
También es posible suspender grupos de encuestados al momento de editar una habilitación. Para eso, se debe cliquear el icono de la cruz, ubicado a la derecha de la pantalla. Una vez cliqueado, el grupo de encuestados seleccionado no podrá visualizar el formulario, permitiendo de esta manera tener una sola habilitación para varios grupos de encuestados y de la misma configurar que grupos la verían.
Figura 64: Solapa Definición / Suspender/ Imprimir/ Visualizar Formulario.
¿Qué pasa si la Habilitación ya entró en vigencia o la misma ya finalizó?
Si la fecha de comienzo de la Habilitación ya pasó o es la misma que la del día actual no será posible cambiarla.
Esto se debe a que en el lapso de tiempo ya transcurrido pudieron haberse registrado encuestas. Por lo tanto, y para garantizar que al momento de obtener los resultados se respete lo que se haya definido, es que se controla la edición de este dato.
Si la fecha límite de la Habilitación pasó siempre podrá modificarse la misma con fecha a futuro para extender el tiempo en que puede responderse.
Esta opción permite realizar envíos de email a usuarios de SIU-Kolla con el objetivo de permitir informar distintas novedades tales como: encuestas disponibles, finalización de tiempo para responder encuestas, restablecimiento de contraseña, entre otras. Un requisito de esta operación es que exista la configuración del Servidor SMTP disponible desde la operación Configuración de mails.
Esta funcionalidad permite gestionar el envío de avisos para los distintos grupos que tengan asociada una habilitación, o para un usuario en particular, pudiendo realizar envío de emails la cantidad de veces que se considere necesario.
Figura 65: Envío de E-Mails.
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Nota: Para una misma habilitación se puede realizar más de un envío por ejemplo en el caso de querer enviar un recordatorio para encuestados que aún no respondieron. |
Las operación se completa siguiendo los siguientes pasos:
En esta etapa de la funcionalidad de Envío de E-Mails es posible buscar e identificar a los usuarios a quienes se desea mandar el correo electrónico.
Se puede realizar la búsqueda de dos maneras:
Si se requiere realizar envíos de E-Mails para una Habilitación pueden seleccionarse uno o mas Grupos de encuestados asociados a los formularios habilitados.
Los campos que se solicitan son los siguientes:
Figura 66: Envío de E-Mails a Grupo de encuestados.
Como se mencionaba antes, si no se indicara ningún Grupo se procederá a listar todos los usuarios de todos los grupos, según el filtro aplicado.
Figura 67: Envío de E-Mails a Grupo de encuestados.
Mediante esta opción se permite realizar envíos de E-Mails a cualquier usuario del sistema, exceptuando los de tipo Anónimo y Externo.
El envío de estos correos electrónicos pueden facilitar el aviso de encuestas a responder, el restablecimiento de contraseña, entre otras notificaciones.
A continuación se describen las opciones de filtro. En cada una de ella se puede indicar el dato completo o una parte del mismo y se aplican como conjunción en la búsqueda de los resultados:
Figura 68: Envío de E-Mails a Usuarios.
Al seleccionar Filtrar se listan los registros resultantes en el primer listado. Si es necesario se mostrarán de manera paginada.
Con la opción Limpiar se borran los datos indicados para la última búsqueda y el resultado obtenido para realizar, luego, una búsqueda nueva.
Figura 69: Listado de Usuarios a agregar.
Una vez desplegados los registros en el listado se deberá seleccionar cuáles de ellos se quiere incluir en el envío del correo electrónico.
Figura 70: Listado de Usuarios Seleccionados.
En el caso de que se desee reutilizar el contenido de un correo enviado con anterioridad SIU-Kolla ofrece la opción de búsqueda de envíos realizados.
El envío puede ser identificado de dos maneras.
1) Si, originalmente, se realizó un envío para una Habilitación se solicitan los siguientes campos:
2) Si el envío que se desea identificar se realizó independientemente de una Habilitación, es decir que se hizo en envío por Usuario, el mismo se lista en el último campo disponible.
Figura 71: Envíos Anteriores.
Redacción de E-Mail
En esta pantalla se deberá indicar el Remitente que se desea usar para el envío de E-Mail. Esta operación permite seleccionar un remitente eligiendo entre los que hayan sido definido en SIU-Kolla. Se solicitan, además, el Nombre con que se desea identificar el envío que se está realizando, el Asunto del mail y a continuación se permite redactar el texto, dando el formato deseado y pudiendo utilizar algunos Parámetros para informar datos de útiles y facilitar la redacción del mail:
[[link]] = url del módulo SIU-Kolla
[[link_reestablecer]] = url para el cambio de contraseña
[[usuario]] = nombre de usuario
[[clave_usuario]] = clave de usuario
[[nombre]] = nombre de la persona
[[tipo_doc]] = tipo de documento de la persona
[[nro_doc]] = número de documento de la persona
Figura 72: Redacción de E-Mails.
Nota al pie
Esta opción permite adicionar un mensaje al pie del e-mail para acompañar el mensaje a modo de firma, aclaración, datos de contacto, etc. Es un texto totalmente personalizable y opcional.
Adjuntar archivos
Es posible adjuntar hasta 3 archivos al envío. Estos se sumarán al mensaje y serán recibidos por todos los usuarios destinatarios.
Una vez cliqueado el botón Enviar mail se despliega un mensaje que confirma la operación.
Figura 73: Mensaje de E-Mails enviados.
Envíos Realizados
Una vez cliqueado el botón 'Enviar mail se comenzará a realizar los envíos correspondientes. Una vez finalizado el envío de todos los correos se mostrará un listado con el resultado de cada destinatario.
Figura 74: Envío de E-Mails realizados.
Debe tenerse en cuenta que el proceso puede demorar dependiendo de la cantidad de emails que se deba mandar y de los tiempos de respuesta del servidor de correo electrónico.
Figura 75: Resultados.
La sección Resultados agrupa las opciones relacionadas a la obtención de resultados de las encuestas habilitadas. Estos resultados pueden exportarse para visualizar en pantalla o para descargar y continuar procesando para posterior estudio. En todos los casos, el formato final de exportación es un archivo de texto plano (.txt) que deberá ser debidamente procesado para su mejor análisis y visualización. También se presentan opciones para visualizar reportes de envío de e-mails y moderar respuestas que no cumplan con los lineamientos presentados.
Detalle de Opciones:
La opción de Emisión por Pantalla despliega las siguientes operaciones:
Figura 76: Emisión por pantalla.
Resultados por Encuestado
Para obtener este reporte es necesario indicar una serie de filtros.
Este reporte permite visualizar la información en pantalla generando una fila por cada usuario que respondió.
De la misma manera, por cada pregunta que compone la encuesta el informe muestra una columna para la descripción y otra columna para el código de la pregunta, si así se indicó en los filtros utilizados.
Figura 77: Resultados por Encuestado.
Resultados por Pregunta
Para obtener este reporte es necesario indicar una serie de filtros.
Este reporte permite visualizar en pantalla la información generando una fila por respuesta que haya dado el usuario que respondió la encuesta.
Las columnas que se visualizan corresponden a:
Figura 78: Resultados por Pregunta.
Resumen de Encuestas
Este reporte permite visualizar en pantalla la información de los totales que tiene la encuesta.
Resumen de respuestas a la habilitación: Nombre del Formulario (Nombre del Grupo + Nombre del Concepto)
Figura 79: Resumen de Encuestas.
Reportes de Envío de E-Mails
Este reporte permite visualizar para una habilitación determinada los envíos de E-mails que se enviaron.
SIU-Kolla lista las habilitaciones disponibles, indicando el nombre de habilitación, seguido del rango de fechas definido para la misma e indicando además el nombre del Formulario habilitado. Una vez indicado esto, al seleccionar filtrar, se desplegará un listado con el detalle de todos los envíos realizados.
Figura 80: Reporte de Envío de E-Mails.
Figura 81: Emisión para Descarga.
La opción de Emisión para descarga despliega los siguientes reportes:
Reportes con Filtros
En esta opción para descarga, el sistema solicita completar campos de carácter obligatorio:
Figura 82: Reporte con Filtros.
Al cliquear Exportar el sistema emitirá un código de reporte para completar la descarga.
Figura 83: Mensaje de Información.
Similar al Reporte de Resultados por Pregunta. Al no incluir el filtro de Grupo de Encuestados ni Concepto, incluye todas las respuestas registradas para la Habilitación indicada.
En este reporte se muestran las preguntas junto con cada opción de respuesta. El resultado es la cantidad de encuestados (respuestas) que eligieron esa opción de respuesta.
Se debe tener en cuenta que para los reportes que engloban habilitaciones completas serán generados por partes (por formulario habilitado). Para todos los reportes se informa un número de identificación permitiendo descargar posteriormente el archivo plano ('txt'). En el caso de que la descarga supere el post_max_size se desplegará un mensaje dando el aviso correspondiete.
Similar al Reporte de Resultados por Encuestado. Se trata de un registro por cada respuesta obtenida de encuestado (las columnas son las preguntas del formulario, incluyendo una columna con el concepto). En este reporte la cantidad de registros indica la cantidad de respuestas obtenidas para la Habilitación.
Esta opción del menú despliega dos operaciones:
Figura 84: Recuperación.
Los reportes generados a través de SIU-Kolla emiten un código de recuperación. Indicando ese código se puede descargar el resultado de una consulta.
Figura 85: Reporte.
La descarga permite guardar el resultado de la consulta en formato plano (archivo de tipo 'txt') para hacer uso de la información y procesar los resultados con la herramienta de análisis que desee utilizar.
Si en una Habilitación se marca que genere código de recuperación cuando el encuestado finalice una encuesta el sistema emitirá:
Cuando usuarios de tipo Administrador o Gestor accedan a esta operación deberán contar con el código informado al encuestado para hacer la búsqueda inicial:
Figura 86: Respuestas por código.
El sistema identifica la encuesta respondida y luego se debe seleccionar la opción Ver para completar la recuperación. En esta instancia el Administrador o Gestor debe disponer del Hash informado al encuestado al momento de finalizar la encuesta. La persona encuestada debería contar con el comprobante de la encuesta respondida.
Figura 87: Código de Verificación.
Se deberá entonces ingresar el código solicitado para poder recuperar la encuesta respondida:
Figura 88: Comprobar Hash.
Con todos los datos ingresados SIU-Kolla identifica al encuestado y vuelve a aplicar el algoritmo de recuperación con el cual valida el hash informado en el último paso. Si es correcto permite la visualización de la encuesta respondida.
Figura 89: Ver Encuesta.
Figura 90: Resultados Encuesta.
Si la validación del Hash no es correcta, ya sea porque se informó mal o se ingresó con errores, no se habilitará a la visualización de la encuesta respondida.
¿Qué pasa si se intenta recuperar una encuesta habilitada para una Unidad de Gestión diferente a la del gestor que esta operando? En este caso el sistema no mostrará resultados a la consulta por el código de recuperación informado. Esto se debe a que un Gestor solo puede acceder a encuestas definidas para su propia Unidad de Gestión.
Los reportes generados a través del sistema SIU-Kolla pueden visualizarse en pantalla como así también descargarlos a través de un código de recuperación (código generado por el sistema al momento de realizar alguna consulta). Con dicho código se puede descargar el reporte en formato TXT para luego poder procesar los resultados con la herramienta de análisis que desee utilizar.
A continuación vamos a mostrar como abrir el archivo txt en una planilla de excel.
Una vez que se descarga el archivo txt desde sistema SIU-Kolla, al intentar abrirlo nos mostrará una pantalla similar a la siguiente (la cual corresponde al asistente para importar archivos de texto):
Figura 6.4-1: Importar txt a excel - Paso 1.
Desde esta pantalla se debe seleccionar la opción "Delimitados - Caracteres como comas o tabulaciones separan campos.", como se muestra en la Figura 6.4-1, y luego hacer clic sobre el botón Siguiente. A continuación se mostrará la siguiente pantalla:
Figura 6.4-2: Importar txt a excel - Paso 2.
Desde esta nueva pantalla se deberá seleccionar en la sección Separadores la opción "Otro" e ingresar el símbolo | (PAI), el cual se utilizará como separador de campos. En la vista previa que se muestra al final de la Figura 6.4-2 se puede observar que los datos se van visualizando más claramente. A continuación se debe hacer clic sobre el botón Siguiente.
Figura 6.4-3: Importar txt a excel - Paso 3.
En esta pantalla seleccionar la opción "General" y por último hacer clic sobre el botón Finalizar.
Siguiendo los pasos antes mencionados se podrá disponer de la planilla en formato excel con los datos claros y debidamente ordenados en columnas, como se muestra en la vista previa de la Figura 6.4-3.
Figura 91: Menú Maestros.
El menú Maestros se encuentra disponible para usuarios de tipo Administrador y Gestor y agrupa las opciones que permiten la administración de datos básicos de instituciones, responsables académicas, títulos y propuestas (carreras, tecnicaturas, cursos, etc.). También brinda la opción para la Importación de Datos Institucionales vía el módulo SIU-Guaraní.
Detalle de Opciones:
Figura 92: Menú Configuración.
El menú Configuración se encuentra disponible únicamente para usuarios de tipo Administrador y agrupa las opciones que permiten: configurar el servicio de envío de emails, configurar servicios web de integración con otros módulos y sistemas; y administrar las Unidades de Gestión.
Detalle de opciones
Esta opción permite definir los datos propios de la Institución en donde se encuentra la instalación de SIU-Kolla. Al instalar el sistema, inicialmente, no hay datos definidos para la Institución Local por lo que hasta que se definan no se mostrará tal información en el encabezado de la interfaz del módulo.
Ingresando a esta opción del sistema los datos para el alta se presentan en la siguiente pantalla:
Figura 93: Datos de la Institución.
Esta operación actualiza la información de la Institución. Es sólo una operación de modificación de datos, no se eliminan ni se agregan más instituciones ya que se considera que una implementación del sistema se lleva adelante para una sola Institución pudiendo tener en la misma distintas Unidades de Gestión.
Para la operación es obligatoria la carga del Nombre completo de la institución, el Nombre Abreviado o siglas y el Tipo de Institución.
Será posible cargar un logo personalizado de la institución para que el mismo se muestre en los comprobantes en formato PDF y en la pantalla de comprobante de encuesta respondida. Para ello, se requiere que el archivo sea de formato PNG con fondo transparente o blanco.
De manera complementaria se pueden definir los campos referentes al detalle de la ubicación: Calle, Localidad, Número, Código postal, Teléfono, Fax, E-Mail.
Otro dato que es posible agregar adicionalmente es el Código Araucano que es la identificación unívoca de la institución en el país.
Esta operación permite realizar gestiones de Creación, Modificación y Eliminación de los Tipos con los que se puede clasificar a las instituciones.
Es obligatoria la carga del Tipo de Institución donde se describe la tipificación y también se puede agregar si se desea una Descripción.
Al instalar SIU-Kolla se genera, de manera automática, un listado de Tipos de Institución a disponibilidad del usuario. Este listado de Tipos de ejemplo puede ser consultado y editado al acceder a esta operación.
Figura 94: Tipos de Institución.
Permite ingresar la carga de la distinta tipificación con el que se pueden clasificar a las Responsables Académicas.
Es obligatoria la carga del Tipo de Responsable Académica donde se describe la tipificación, y también se puede agregar si se desea una Descripción.
Al instalar SIU-Kolla se genera, de manera automática, un listado de Tipos de Responsables Académicas a disponibilidad del usuario. Este listado de Tipos de ejemplo puede ser consultado y editado al acceder a esta operación.
Figura 95: Tipos de Responsables Académicas.
Esta opción gestiona la información relacionada con las Responsables Académicas de la institución.
Una Responsable Académica es la unidad de la institución encargada de gestionar las propuestas académicas y los títulos. Cada institución le otorga una determinada tipificación como por ejemplo: facultad, departamento, sede, etc.
Esta operación divide la información en tres solapas:
Esta primera solapa es donde se definen los datos principales.
Figura 96: Responsables Académicas.
Aquí se exige de manera obligatoria el ingreso del Código, el Nombre de la Responsable Académica, el Tipo de Responsable Académica que se representa y la Institución. También es requerido el ingreso de la Localidad en la que se encuentra la Responsable académica.
También se pueden agregar como información adicional los campos referentes al detalle de la ubicación: Calle, Número, Código Postal, Teléfono, Fax, E-Mail. Otro dato que se puede agregar es el Código Araucano.
La segunda solapa permite asociar las Propuestas que dicta la Responsable académica. Las propuestas que se visualizan en el combo de asociación son las que se ingresaron previamente en la propia operación.
Se pueden asociar varias propuestas a una Responsable académica.
Figura 97: Responsables Académicas - Propuestas.
La tercera y última solapa permite asociar los Títulos que otorga la Responsable académica.
Si ya se cargaron previamente las Propuestas en la solapa anterior en esta solapa se van a generar los registros con los Títulos que tengan asociados las Propuestas y que se ingresaron en su operación.
Los títulos que se visualizan en el combo de asociación son los que se ingresaron previamente. Se pueden asociar varios títulos a una Responsable Académica independientemente de los títulos que se cargaron por la relación transitiva entre propuestas y títulos.
Figura 98: Responsables Académicas - Títulos.
Por medio esta operación se permite la carga de los Títulos que otorga la Institución.
Es obligatoria la carga del Título y el Título Femenino donde se ingresa el nombre del mismo, y también el Código y Estado.
Como dato adicional se puede cargar el Código Araucano que es la identificación unívoca del título que otorga la institución en el país.
Figura 99: Títulos.
Mediante esta opción se permite la carga de las Propuestas o Carreras que forman parte de la oferta académica de la institución.
Es obligatoria la carga del Código y el Nombre de la misma, como así también el Estado.
Esta operación permite también asociar los Títulos que otorga la Propuesta. Estos títulos son los que se cargaron previamente por la opción de Títulos. Se pueden asociar varios títulos a la Propuesta.
Figura 100: Propuestas.
Desde esta operación se permite incorporar a SIU-Kolla datos institucionales provenientes de SIU-Guaraní 2.
Como paso inicial se debe indicar la conexión que se desea usar para la importación. La conexión se define desde la opción Definición de Servicios Web.
Figura 101: Importar Datos Institucionales desde SIU-Guarani 2.
Al cliquear el botón Importar se dará comienzo al proceso de importación de datos. Al finalizar la misma se mostrará un reporte con los datos que se obtuvieron del módulo SIU-Guaraní 2.
En esta opción se permite definir la configuración de servidores de mail que pueden ser utilizados en SIU-Kolla. Durante el proceso de instalación es posible realizar la configuración inicial. Se recomienda no omitir este paso para poder contar con la opción de recuperación de clave.
En el listado inicial se puede visualizar la conexión definida durante la instalación del sistema. La misma puede editarse o bien se pueden definir otras alternativas para ser usadas en las operaciones que requieren envío de emails desde SIU-Kolla.
Figura 102: Configuración de Mails.
Al editar o agregar una nueva conexión se solicitan los datos que se muestran a continuación:
Figura 103: Nueva Conexión.
Para controlar la disponibilidad del servicio o que los datos indicados sean correctos el sistema ofrece la opción Probar conexión que intentará realizar el envío de email a la cuenta indicada dando aviso del resultado obtenido.
Las operaciones que requieren disponer de un servidor de mail son:
Esta opción permite configurar los datos de conexión de los servicios web de otros sistemas que SIU-Kolla utilice.
Al ingresar se presenta el listado de definiciones disponibles:
Figura 104: Definición de Servicio Web.
Desde este listado es posible editar una definición o agregar una nueva. Los datos necesarios son los siguientes:
Figura 105: Datos de la conexión.
Desde esta operación se pueden administrar Unidades de Gestión que conforman la instalación de SIU-Kolla en la institución.
Figura 106: Listado de Unidades de Gestión.
Figura 107: Datos de las Unidades de Gestión.
Se solicita indicar el código de la Unidad de Gestión y la descripción.
Cuando otros sistemas hacen uso del motor de encuestas, el Código es el dato que debe coincidir entre los mismos para definir las Unidades de Gestión que se utilizarán en SIU-Kolla para administrar las encuestas de dichos sistemas externos.
Una vez definidas las unidades de gestión en SIU-Kolla,hay que crear el perfil de datos necesario en Toba Usuarios.
Las Encuestas Precargadas del módulo permiten conocer a los estudiantes, relevando datos que a la Institución le interesa registrar acerca de la situación de cada persona desde el momento previo al ingreso. Permiten posteriormente conocer la opinión de sus estudiantes a lo largo de la carrera, su evolución académica y su proyecto a futuro; luego de haber completado sus estudios.
Este conjunto de Encuestas fue diseñado por profesionales del ámbito académico universitario con miras a estudiar en profundidad la realidad de los estudiantes en diversos momentos de su vida académica.
Estos momentos son: la graduación, al año y a los cinco años de haber concluido la carrera.
A continuación se presenta una previsualización del contenido de dichas encuestas.
- Relación graduado - universidad
- Relación graduado - plan de estudios
- Situación laboral
Descargar Encuesta recién graduado.
- Información laboral detallada
- Relación trabajo-estudios cursados
- Interés por continuar con la capacitación (estudios de grado, posgrado, formación continua)
Descargar Encuesta al año de graduado.
- Trayectoria laboral actual y pasada
- Otros estudios de grado y de posgrado
- Vinculación con la comunidad y con la universidad
Descargar Encuesta a los 5 años de graduado.
Se trata de tres cuestionarios que se plantean en diferentes momentos, desde el primer acercamiento de la persona a la Institución Universitaria, finalizando el curso de ingreso a la Institución y posteriormente al finalizar el Primer Cuatrimestre de la carrera.
Las tres encuestas fueron diseñadas por un comité de profesionales, personas que estudian el fenómeno de desgranamiento universitario, quienes aportaron diferentes enfoques acordando la forma de abordar esta problemática utilizando la herramienta de gestión de encuestas para plantear los cuestionarios que se presentan a continuación.
El Formulario de Preinscripción planteado desde SIU-Kolla, se ofrece como una alternativa para aquellas Instituciones que no cuentan con el módulo de Preinscripción de SIU-Guaraní 3.
En el caso de contar con el módulo de Preinscripción, los datos se relevan desde allí sin tener la necesidad de repetir el relevamiento desde una encuesta.
Para lograr un relevamiento uniforme, se alinearon las preguntas, opciones de respuestas y los detalles que se consideraron importantes durante el primer acercamiento de la persona a la Institución.
Descargar Formulario de preinscripción.
Esta encuesta se realiza al culminar el curso de ingreso, con el objetivo de conocer la experiencia del aspirante en esta primer etapa.
Se consideran diferentes situaciones por las que pudo atravesar la persona, tales como si comenzó con el curso o no, si lo finalizó o no y en qué condiciones, y otros detalles relevantes de acuerdo a las respuestas que el encuestado va brindando.
Descargar Encuesta de Finalización del Curso de Ingreso.
La tercer encuesta que se propone para el Estudio de Desgranamiento Universitario se realiza al finalizar el primer cuatrimestre de la cursada, durante el ingreso a la carrera.
Se desea conocer cuál fue la experiencia del estudiante durante esta primer etapa como estudiante universitario, principalmente se desea conocer cuales fueron las dificultades encontradas y los motivos por los cuales las personas deciden finalmente abandonar los estudios.
Descargar Encuesta del Primer Cuatrimestre.
A partir de la versión 4.2.0 de SIU-Kolla se adiciona un nuevo cuestionario precargado que brinda la posibilidad de complementar los datos personales y censales de los aspirantes a becas en vinculación a los módulos SIU-Guaraní y SIU-Tehuelche.
Este cuestionario tiene como objetivo complementar y ahondar en detalles sobre los datos provistos en el perfil del alumno en SIU-Guaraní.
A continuación se puede visualizar el contenido de la encuesta:
Descargar Cuestionario Complementario para Solicitud de Becas.
