Después de haber creado la Caja Chica desde ABM - Cajas Chicas nos dirigiremos a la operación de Autorizar giro de fondos, desde el menú Gastos/ Caja Chica/ Autorización de giro de fondos que a diferencia de las Cajas Chicas Anuales generará automáticamente un preventivo. 

Al ingresar a la operación accederemos a una pantalla inicial de búsqueda y a través de los filtros podremos ubicar la caja, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 5-7: Autorización de Giro de Fondos.

Una vez seleccionada la caja chica para la cual emitiremos el giro de fondos, el sistema desplegará la siguiente pantalla:

Figura 5-8: Autorizar Giro de Fondos - Solapa Documentos.

Aquí podremos visualizar tres solapas a completar: Documentos, Datos de Gestión y PPGS:

a) Solapa Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentos que se hayan configurado a este circuito, seleccionaremos el que corresponda, también se podrán incluir Documentos Asociados.

b) Solapa Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datos predefinidos, como por ejemplo Importe Total Reservado. Los campos a completar son Motivo (no es obligatorio), el Monto del Giro y las fechas.

Figura 5-9: Autorizar Giro de Fondos - Solapa Datos de Gestión.

c) Solapa PPGS: Debido a que este tipo de Caja no contiene reserva previa, en esta solapa hay que seleccionar la partida sobre la cual se va a realizar el preventivo y luego procesamos para confirmar la operación.

Figura 5-10: Autorizar Giro de Fondos - Solapa PPGS.

Para confirmar la operación, presionar el botón Procesar. El sistema controlará que los importes ingresados tanto en la solapa Datos de Gestión y PPGS coincidan. Una vez procesada la operación, el sistema emitirá un comprobante del giro realizado.

Esta operación nos permitirá anular un giro de fondos de caja chica siempre y cuando el mismo no se encuentre pagado. Para acceder a la misma ir al menú Gastos/ Caja Chica/ Autorización de Giro de Fondos/ Anulación autorización de Giro de Fondos:

Figura 5-11: Anular Giro de Fondos - Filtrar.

Seleccionar el giro de fondos a anular y luego presionar el botón con icono de flecha que se encuentra a la derecha de la fila. A continuación, el sistema nos mostrará los datos cargados en la 1° instancia de carga, las solapas Documentos, Datos de Gestión y PPGS (solo si la caja chica es No Anual). El sistema no nos permitirá modificar ningún campo ya que solo se muestra con fines informativos.

Figura 5-12: Anular Giro de Fondos - Solapa Documentos.

Para finalizar con la anulación, presionar el botón Procesar. En este caso, el sistema no desplegará la opción de impresión de comprobantes.

Esta funcionalidad permite rendir los comprobantes de rendición de una determinada caja chica. Aquí ingresaremos el monto a rendir y el impacto presupuestario (partidas presupuestarias de gastos) para una Caja Chica y un ejercicio. El impacto presupuestario no tiene efecto, es decir, no se registran las etapas de Compromiso Definitivo, devengado y Pagado hasta que no se confirma la rendición. En el caso de haberse ingresado partidas presupuestarias de gastos diferentes a la que se utilizaron en la operación "Autorización de Giro de Fondos", esta operación realiza una reestructuración de la reserva (Preventivo) para la Caja Chica.

Para acceder a esta operación ir al menú Gastos/ Caja Chica/ Rendir caja chica:

Figura 5-14: Rendir Caja Chica - Filtrar.

Como primera medida debe seleccionar la Caja Chica para generar la rendición presionando en el botón con icono de flecha que se muestra en la esquina inferior derecha. Una vez que ya filtramos y seleccionamos la Caja podremos visualizar cuatro solapas a completar: Documentos, Datos de Gestión, comprobantes y PPGS.

a) Solapa Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentos que se hayan configurado a este circuito, seleccionaremos el que corresponda, también se podrán incluir Documentos Asociados seleccionando el botón +.

Figura 5-15: Rendir Caja Chica - Solapa Documentos.

b) Solapa Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datos predefinidos, como por ejemplo Importe Total Reservado. Los campos a completar son Detalle y el Monto a Rendir:

Figura 5-16: Rendir Caja Chica - Solapa Datos de Gestión.

c) Solapa Comprobantes: Aquí se deben ingresar los datos de los comprobantes a rendir, Tipo de Comprobante, Número, Fecha e Importe. Para seleccionar el proveedor debemos ingresar el N° de CUIT y luego presionar el botón "Lupa" y automáticamente nos mostrará la razón social asociada con ese CUIT. En el caso de que el CUIT no esté asociado a ningún proveedor, podremos cargar la razón social y se creará automáticamente un perfil de proveedor provisorio. Podremos ingresar la cantidad de comprobantes que sean necesarios presionando el botón +.

Figura 5-17: Rendir Caja Chica - Solapa Comprobantes.

d) Solapa PPGS: El sistema no trae la imputación presupuestaria que realizamos en la etapa de la Autorización de Giro. Por lo tanto debemos seleccionar cada uno de los componentes de la partida según la erogación de gastos que corresponde.

Figura 5-18: Rendir Caja Chica - Solapa Comprobantes.

Una vez que hayamos completado todos los datos hacer clic en el botón Procesar para finalizar la operación. Hecho esto se emitirá un resumen de la rendición generada donde finalizamos la gestión y podremos imprimir un comprobante de la operación.

Esta funcionalidad permite confirmar la rendición de la caja chica, donde los comprobantes y las partidas están asociadas al gasto final. En caso de tratarse de una rendición no final se genera reposición automática. Además, genera las etapas presupuestarias de Compromiso Definitivo, Devengado y Pagado, como así también una liquidación de pago de fondos al responsable de la Caja Chica.

Para acceder a esta operación ir al menú Gastos/Cajas Chicas/Confirmar Rendición de Caja Chica, donde se deberá buscar la caja, por algún filtro como se muestra en la siguiente figura:

Figura 5-19: Confirmar Rendición de Caja Chica - Filtros.

Para seleccionar la caja se deberá hacer clic sobre el icono de la flecha de la Figura 5-19. A continuación se desplegará una nueva pantalla conformada por cuatro solapas: Documentos, Datos de Gestión, Comprobantes y PPGS. Desde esta funcionalidad no se podrán modificar los datos.

Figura 5-20: Confirmar Rendición de Caja Chica - Solapa Documentos.

Figura 5-21: Confirmar Rendición de Caja Chica - Solapa Datos de Gestión.

Figura 5-22: Confirmar Rendición de Caja Chica - Solapa Comprobantes.

Figura 5-23: Confirmar Rendición de Caja Chica - Solapa PPGS.

Una vez visualizados todos los datos hacer clic en el botón Procesar. Luego se emitirá un resumen de la rendición generada donde finalizamos la gestión, teniendo la posibilidad de imprimir un comprobante como respaldo de la misma.

Esta funcionalidad permite modificar aquellos datos que fueron cargados desde la operación Rendición de Cajas Chica.

Para acceder a la operación ir al menú Gastos/Cajas Chicas/Rectificar Rendición de Cajas Chica, seguidamente se desplegará la siguiente pantalla en la cual ingresaremos como filtro el número de caja que se rendió con anteriordad:

Figura 5-24: Rectificar rendición de caja chica – Filtros.

Luego seleccionar la caja chica para la cual se desea rectificar la rendición, para ello presionar el botón que se muestra con el icono de flecha en el extremo inferior derecho de la pantalla. A continuación, el sistema desplegará la siguiente pantalla:

Figura 5-25: Rectificar rendición de caja chica – Solapa Documentos.

a) Solapa Documentos: Los datos mostrados en esta solapa se mostrarán a modo solo lectura.

b) Solapa Datos de Gestión: Desde esta solapa se pueden modificar los campos fecha, detalle y monto.

Figura 5-26: Rectificar rendición de caja chica – Solapa Datos de Gestión.

c) Solapa Comprobantes: Desde esta solapa se podrán modificar o eliminar los comprobantes que hayamos cargado en la rendición original, así también podremos agregar nuevos. Para agregar nuevo comprobantes se deberá seleccionar el botón con icono + que se ubica en la parte inferior de la tabla mostrada en la siguiente figura:

Figura 5-27: Rectificar rendición de caja chica – Solapa Comprobantes.

d) Solapa PPGS: Desde esta solapa se podrá modificar la partida actual asignada o agregar/ quitar partidas.

Figura 5-28: Rectificar rendición de caja chica – Solapa PPGS.

Luego de haber completado todas las pestañas y haber procesado la información, podremos imprimir un comprobante de la operación.

Esta funcionalidad permite buscar una caja chica donde en su rendición sus comprobantes fueron aprobados y desaprobarla para que se modifique algún dato de la misma. Podremos acceder a esta operación desde el menú Gastos/Cajas Chicas/Revertir Confirmación de Caja Chica.

Al igual que en otros circuitos, primero se deberá buscar la caja chica a través de los diferentes filtros que se muestran en la Figura 5-29, luego ingresar a la misma con el botón que tiene el icono de la flecha.

Figura 5-29: Revertir Confirmación de Caja Chica - Filtrar.

Una vez que ya filtramos y seleccionamos la Caja podremos visualizar una nueva pantalla con cuatro solapas: Documentos, Datos de Gestión, Comprobantes y PPGS como se muestra en la Figura 5-30.

Figura 5-30: Revertir Confirmación de Caja Chica - Solapa Documentos.

Desde esta pantalla no se podrá modificar ningún dato, excepto agregar documentos asociados desde la solapa Documentos presionando el botón +. 

Para finalizar la operación, presionar el botón Procesar de la Figura 5-30.

Esta funcionalidad permite procesar dos órdenes de pagos, por un lado la rendición por comprobante y por otro lado la devolución de la disponibilidad. Se utiliza en el caso de que no se haya rendido el total del dinero de caja chica entregada.

Para acceder a esta operación ir al menú Gastos/Cajas Chicas/Rendir Caja Chica (Final). Seguidamente se desplegará una pantalla como se muestra en la Figura donde deberemos filtrar y seleccionar la caja que pretendemos rendir:

Figura 5-32: Rendir caja chica (final) - Filtro.

Una vez seleccionada la caja chica podremos visualizar cuatro solapas a completar: Documentos, Datos de Gestión, comprobantes y PPGS como muestra la Figura 5-32.

a) Solapa Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentos que se hayan configurado a este circuito, seleccionaremos el que corresponda, también se podrán incluir Documentos Asociados.

Figura 5-33: Rendir caja chica (final) - Filtro.

b) Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datos predefinidos, como por ejemplo Importe Total Reservado. Los campos a completar son Fecha Valor, Fecha de Vencimiento, Detalle y el Monto a Rendir:

Figura 5-34: Rendir caja chica (final) – Solapa Datos de Gestión.

c) Comprobantes: Aquí se deben ingresar los datos de los comprobantes a rendir, Tipo de Comprobante, Número, Fecha e Importe.

Figura 5-35: Rendir caja chica (final) – Solapa Comprobantes.

d) PPGS: El sistema no trae la imputación presupuestaria que realizamos en la etapa de la Autorización de Giro. Por lo tanto debemos seleccionar cada uno de los componentes de la partida según la erogación de gastos que corresponde.

Completamos los datos de la partida y el Importe a comprometer:

Figura 5-36: Rendir caja chica (final) – Solapa PPGS.

Una vez que hayamos completado todos los datos solicitados haremos clic en el botón Procesar para finalizar la operación. Luego se emitirá un resumen de la rendición generada y nos permitirá imprimir un comprobante.

Esta operación permite efectivizar el cierre de Cajas Chicas activas y una de las situaciones donde se puede requerir cerrar una caja chica es cuando se requiere cambiar de responsable. Para ello, valida que la caja no esté activa para ningún ejercicio y que no tenga saldo pendiente de rendición, ni saldo pendiente de devolución. Podremos acceder a la operación desde el menú: Gastos/Cajas Chicas/Cerrar Caja Chica.

Filtraremos por el número de Caja Chica a la que le daremos cierre, el sistema mostrará el resultado de la búsqueda y podremos seleccionar la caja chica a cerrar:

Figura 5-37: Cerrar Caja Chica – Filtros.

Una vez seleccionada la caja chica que se desea cerrar, el sistema desplegará la siguiente pantalla donde el sistema solicitará ingresar la fecha de cierre de la misma:

Figura 5-38: Cerrar Caja Chica – Procesar.

Esta operación permite achicar el monto de la caja chica o devolver la disponibilidad total del saldo de una caja chica que no tendrá movimientos a rendir. Luego de realizar una devolución de una caja chica se deberá realizar el cobro de dicha devolución.

A continuación veremos como realizar la operación Devolver Caja Chica debiendo achicar el monto de una caja chica no anual. El caso que representaremos será el siguiente: Se autoriza el primer giro de la caja chica no anual por $35.000 pero en realidad el monto de dicha caja debía haber sido de $30.000, por lo cual se deberá proceder a devolver $5000.

Como primer paso acceder a la operación Gastos/Cajas chicas/Devolver Caja Chica, como se muestra en la Figura 5-39. Ingresar alguno de los filtros de búsqueda y luego hacer clic sobre el botón Filtrar. El resultado de la búsqueda se mostrará al final de la pantalla. En nuestro caso buscaremos por el número de caja chica 503.

Figura 5-39: Devolver Caja Chica - Filtros.

Para acceder a la caja chica se debe hacer clic sobre el icono de la flecha que se encuentra en la última columna, como se muestra en la Figura 5-39. Seguidamente se accederá a una nueva pantalla en la cual deberá completar los datos de las solapas Documentos y Datos de Gestión como se muestra en la Figura 5-40.

Figura 5-40: Devolver Caja Chica - Documentos.

• Solapa Documentos: Desde esta solapa aparecerán automáticamente los tipos de documentos configurados para este circuito. Se deberá seleccionar el tipo de documento que corresponda y si hace falta asociar otros documentos presionando el botón con el símbolo + . Luego pasar a la siguiente solapa, como se muestra en la Figura 5-41:

Figura 5-41: Devolver caja chica – Solapa Datos de Gestión.

• Solapa Datos de Gestión: Desde esta solapa se deberá completar el motivo y el monto de la devolución. En nuestro caso el monto a devolver será de $5000, de este modo la caja chica quedará con un saldo a rendir de $30.000.

Luego de completar todos los datos se debe hacer clic sobre el botón Procesar de la Figura 5-41. Seguidamente se mostrará una pantalla con el resumen de la operación realizada con la posibilidad de imprimir un comprobante como se muestra en la Figura 5-42.

Figura 5-42: Devolver caja chica – Comprobante.

Para salir de la pantalla de la Figura 5-42 se debe hacer clic sobre el botón Finalizar.

La devolución de caja chica puede ser anulada a través de la operación Gastos/Cajas chicas/Anular devolución de caja chica. El desarrollo de esta operación podrá consultarlo en la sección “Anular Devolución de Caja Chica”.

Los movimientos que se realicen con las cajas chicas se pueden consultar accediendo a los listados Gastos/Cajas chicas/Consultas y listados/Movimientos de cajas chicas y Gastos/Cajas chicas/Consultas y listados/Listado del estado actual de la reserva de una caja chica. Estos listados podrán ser consultados en la sección “Consultas y Listados”.

Esta operación tiene por objetivo anular la devolución realizada para una caja chica. Dicha devolución no debe haber sido cobrada.

Ingresar a la operación Gastos/Cajas chicas/Anular devolución de caja chica. Se mostrará una pantalla similar a la siguiente:

Figura 5-43: Anular devolución de caja chica.

Desde esta pantalla se deberá realizar la búsqueda de la caja chica ingresando algún filtro, en nuestro caso buscaremos la caja chica número 502. Seguidamente se mostrará el resultado en la parte inferior de dicha pantalla.

Para anular una devolución se debe hacer clic sobre el icono del tachito que se visualiza en la última columna de la tabla de la Figura 5-44. A continuación, el sistema emitirá un mensaje de confirmación.

Figura 5-44: Anular devolución de caja chica - Confirmación.

Si realmente desea anular la devolución seleccionada en el paso anterior deberá hacer clic sobre el botón OK, caso contrario deberá hacer clic sobre el botón Cancelar.

Luego de haber realizado una devolución de una caja chica se debe realizar el cobro de la misma. Para ello, se debe ingresar a la operación Tesorería/Cobros/Cobro de devoluciones de adelantos como se muestra en la siguiente figura:

Figura 5-45: Cobro de devolución - Filtros.

Desde esta pantalla se deberá realizar la búsqueda de la devolución ingresando algún filtro de búsqueda y luego hacer clic sobre el botón Filtrar. En nuestro caso buscaremos la devolución por circuito de Cajas Chicas y número de documento igual 1. El resultado se mostrará al final de la pantalla, como se puede observar en la siguiente figura.

Figura 5-46: Cobro de devolución - Seleccionar devolución.

A continuación se debe seleccionar la devolución a cobrar, en nuestro caso la devolución es la DCRE:1/2019, tildando la casilla correspondiente como se muestra en la Figura 5-46, y luego se debe hacer clic sobre el botón Confirmar selección. Seguidamente se muestra una pantalla similar a la siguiente con cuatro solapas:

Figura 5-47: Cobro de devolución - Solapa Asignar Importes.

En la solapa Asignar Importes de la Figura 5-47 se mostrará información del saldo disponible y podrá ingresar el importe que desea devolver, que para nuestro caso será de $5.000.

Desde la siguiente solapa Documentos podrá completar los datos del tipo de documento principal y contenedor que correspondan, como así también asociar otros documentos haciendo clic sobre el botón con el signo + como se muestra en al Figura 5-48.

Figura 5-48: Cobro de devolución - Solapa Documentos.

Al pasar a la siguiente solapa Datos de gestión deberá ingresar el detalle del cobro de la devolución como se muestra en la Figura 5-49.

Figura 5-49: Cobro de devolución - Solapa Datos de Gestión.

Desde la última solapa Medio de Cobro se podrán ingresar N medios de cobros para los cuales deberá especificar la Cuenta destino, el Medio de cobro y el Importe a cobrar como se puede observar en la Figura 5-50.

Figura 5-50: Cobro de devolución - Solapa Medio de Cobro.

Cada vez que ingrese un medio de cobro deberá hacer clic sobre el botón Agregar de la Figura 5-50. Los medios de cobro que se vayan agregando se verán en la parte superior de la pantalla, como se muestra en la Figura 5-51.

Figura 5-51: Cobro de devolución - Medios de cobros agregados.

Tener en cuenta que el importe total de los medios de cobros que se vayan agregando debe ser igual al importe a devolver especificado en la solapa Asignar importes de la Figura 5-47. 

Para finalizar la operación debe hacer clic sobre el botón Confirmar de la pantalla de la Figura 5-51.