Esta etapa consiste en la entrega de la disponibilidad de dinero al responsable de la caja chica. Durante esta etapa se genera una orden de pago no presupuestaria de fondos para las Cajas Chicas.
El siguiente gráfico muestra el circuito de la etapa de adelantos:
Figura 5-6: Circuito Etapa Adelanto.
Después de haber creado la Caja Chica desde ABM - Cajas Chicas nos dirigiremos a la operación de Autorizar giro de fondos, desde el menú Gastos/ Caja Chica/ Autorización de giro de fondos que a diferencia de las Cajas Chicas Anuales generará automáticamente un preventivo.
Al ingresar a la operación accederemos a una pantalla inicial de búsqueda y a través de los filtros podremos ubicar la caja, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 5-7: Autorización de Giro de Fondos.
Una vez seleccionada la caja chica para la cual emitiremos el giro de fondos, el sistema desplegará la siguiente pantalla:
Figura 5-8: Autorizar Giro de Fondos - Solapa Documentos.
Aquí podremos visualizar tres solapas a completar: Documentos, Datos de Gestión y PPGS:
a) Solapa Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentos que se hayan configurado a este circuito, seleccionaremos el que corresponda, también se podrán incluir Documentos Asociados.
b) Solapa Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datos predefinidos, como por ejemplo Importe Total Reservado. Los campos a completar son Motivo (no es obligatorio), el Monto del Giro y las fechas.
Figura 5-9: Autorizar Giro de Fondos - Solapa Datos de Gestión.
c) Solapa PPGS: Debido a que este tipo de Caja no contiene reserva previa, en esta solapa hay que seleccionar la partida sobre la cual se va a realizar el preventivo y luego procesamos para confirmar la operación.
Figura 5-10: Autorizar Giro de Fondos - Solapa PPGS.
Para confirmar la operación, presionar el botón Procesar. El sistema controlará que los importes ingresados tanto en la solapa Datos de Gestión y PPGS coincidan. Una vez procesada la operación, el sistema emitirá un comprobante del giro realizado.
Esta operación nos permitirá anular un giro de fondos de caja chica siempre y cuando el mismo no se encuentre pagado. Para acceder a la misma ir al menú Gastos/ Caja Chica/ Autorización de Giro de Fondos/ Anulación autorización de Giro de Fondos:
Figura 5-11: Anular Giro de Fondos - Filtrar.
Seleccionar el giro de fondos a anular y luego presionar el botón con icono de flecha que se encuentra a la derecha de la fila. A continuación, el sistema nos mostrará los datos cargados en la 1° instancia de carga, las solapas Documentos, Datos de Gestión y PPGS (solo si la caja chica es No Anual). El sistema no nos permitirá modificar ningún campo ya que solo se muestra con fines informativos.
Figura 5-12: Anular Giro de Fondos - Solapa Documentos.
Para finalizar con la anulación, presionar el botón Procesar. En este caso, el sistema no desplegará la opción de impresión de comprobantes.