Esta etapa corresponde cuando la caja chica se dejará de utilizar definitivamente. Para poder cerrar la misma, se deberá realizar la rendición final y el posterior cierre. Si la rendición implica una devolución parcial o total, el sistema automáticamente registrará el monto devuelto para que sea cobrado desde Tesorería.
Figura 5-31: Etapa final de una caja chica.
Esta funcionalidad permite procesar dos órdenes de pagos, por un lado la rendición por comprobante y por otro lado la devolución de la disponibilidad. Se utiliza en el caso de que no se haya rendido el total del dinero de caja chica entregada.
Para acceder a esta operación ir al menú Gastos/Cajas Chicas/Rendir Caja Chica (Final). Seguidamente se desplegará una pantalla como se muestra en la Figura donde deberemos filtrar y seleccionar la caja que pretendemos rendir:
Figura 5-32: Rendir caja chica (final) - Filtro.
Una vez seleccionada la caja chica podremos visualizar cuatro solapas a completar: Documentos, Datos de Gestión, comprobantes y PPGS como muestra la Figura 5-32.
a) Solapa Documentos: Automáticamente aparecerán los tipos de documentos que se hayan configurado a este circuito, seleccionaremos el que corresponda, también se podrán incluir Documentos Asociados.
Figura 5-33: Rendir caja chica (final) - Filtro.
b) Datos de Gestión: Automáticamente el sistema trae los datos predefinidos, como por ejemplo Importe Total Reservado. Los campos a completar son Fecha Valor, Fecha de Vencimiento, Detalle y el Monto a Rendir:
Figura 5-34: Rendir caja chica (final) – Solapa Datos de Gestión.
c) Comprobantes: Aquí se deben ingresar los datos de los comprobantes a rendir, Tipo de Comprobante, Número, Fecha e Importe.
Figura 5-35: Rendir caja chica (final) – Solapa Comprobantes.
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IMPORTANTE: Recordar que si el proveedor no existe se debe completar el cuadro con la razón social del mismo, el cuál será ingresado en estado provisorio hasta que se complete la información faltante desde el ABM - Personas, Proveedores y Clientes. Los proveedores marcados como provisorios no son sincronizados con el sistema SIU-Diaguita. Solo se podrán ingresar proveedores provisorios con un CUIT. En el caso de que el proveedor haya sido ingresado como extranjero, se deberá imputar utilizando otro documento (PAS o NIF) ya que los CUITs extranjeros son genéricos. Los proveedores extranjeros no pueden ser creados como provisorios. |
d) PPGS: El sistema no trae la imputación presupuestaria que realizamos en la etapa de la Autorización de Giro. Por lo tanto debemos seleccionar cada uno de los componentes de la partida según la erogación de gastos que corresponde.
Completamos los datos de la partida y el Importe a comprometer:
Figura 5-36: Rendir caja chica (final) – Solapa PPGS.
Una vez que hayamos completado todos los datos solicitados haremos clic en el botón Procesar para finalizar la operación. Luego se emitirá un resumen de la rendición generada y nos permitirá imprimir un comprobante.
Esta operación permite efectivizar el cierre de Cajas Chicas activas y una de las situaciones donde se puede requerir cerrar una caja chica es cuando se requiere cambiar de responsable. Para ello, valida que la caja no esté activa para ningún ejercicio y que no tenga saldo pendiente de rendición, ni saldo pendiente de devolución. Podremos acceder a la operación desde el menú: Gastos/Cajas Chicas/Cerrar Caja Chica.
Filtraremos por el número de Caja Chica a la que le daremos cierre, el sistema mostrará el resultado de la búsqueda y podremos seleccionar la caja chica a cerrar:
Figura 5-37: Cerrar Caja Chica – Filtros.
Una vez seleccionada la caja chica que se desea cerrar, el sistema desplegará la siguiente pantalla donde el sistema solicitará ingresar la fecha de cierre de la misma:
Figura 5-38: Cerrar Caja Chica – Procesar.
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IMPORTANTE: La caja chica que se quiere cerrar debe estar en estado inactivo. |
