La operación ABM - Comprobantes de 3ros permite realizar la carga de comprobantes de terceros y su imputación presupuestaria, facilitando así la carga de rendiciones para los diferentes circuitos del Sistema (Caja Chica, Compras y Rendición de adelantos a Responsables). Esta carga puede realizarse mediante la importación de datos por medio de un excel o txt (lote) o de manera manual. Esta operación acepta tipos de comprobantes autonuméricos sólo si se asocian a un trámite de caja chica o adelanto a responsable.
A continuación se presenta el circuito general de uso de la operación:
El circuito se inicia con la carga de un comprobante de 3ros desde el sistema SIU - PILAGA, el cuál luego puede ser utilizado desde el circuito de Compras, Caja Chica o Rendición de Adelanto a Responsables. Actualmente el uso de comprobantes de 3eros esta solo vinculado con los circuitos antes mencionados en la UNPA y se podrá utilizar en la etapa de devengado y/o rendición según corresponda. El circuito aqui presentado esta instanciado para el circuito de compras, pero para los otros circuitos el comportamiento es muy similar.
Luego de realizada el alta de un comprobante de terceros, si alguno de los ítems corresponde a Inciso 4, el sistema SIU - PILAGA automáticamente genera y envía una solicitud de alta de bien patrimonial en estado BORRADOR al sistema SIU - DIAGUITA. La carga de los comprobantes de 3ros se puede realizar de 3 formas distintas:
Indistintamente sea la forma en la que se den de alta los comprobantes de 3eros, luego el sistema permite modificar y/o eliminar los comprobantes siempre y cuando los mismos no se encuentren asociados a un tramite que NO ESTE PAGADO.
|
|
IMPORTANTE: Si se modifica y/o elimina algún comprobante de 3eros que corresponda a inciso 4, se deberá contactar al área de compras que utilice el sistema SIU - DIAGUITA e informar de la actualización realizada, ya que el sistema no realiza ninguna notificación automática al respecto, para que dicha área tome las acciones que correspondan. |
Como mencionamos anteriormente, el alta de comprobantes de terceros desde el sistema SIU - PILAGA se puede llevar adelante de alguna de las siguientes maneras:
Para acceder a la operación seleccione el Menú: Gastos/Comprobantes de 3ros/ABM - Comprobantes de 3ros:
A continuación se presenta un vídeo donde se muestra como realizar el alta de un comprobante de 3eros de manera simple. En este caso en particular durante la carga del comprobante, se vincula el mismo con un tramite de Caja Chica:
NOTA: Para visualizar el vídeo anterior desde Youtube hacer clic en la palabra youtube en la barra inferior de reproducción dentro del cuadro de vídeo.
|
|
IMPORTANTE: La opción de cargar el comprobante en formato PDF no esta aún disponible por no estar en uso el módulo ARAI- DOCUMENTOS. |
A continuación se describe las otras dos alternativas para realizar el alta de comprobantes de terceros de manera masiva:
Desde esta opción el sistema permite importar de manera masiva comprobantes de terceros a partir de una planilla de .xls o a partir de un archivo de texto. El formato de la planilla o archivo de texto esperado por el sistema es el siguiente:
Figura 11-1: Formato esperado Importación por Lote.
|
|
Nota: El sistema también ofrece la posibilidad de descargar un modelo de la planilla .xls con el formato esperado para utilizar en la importación como se muestra en la figura anterior. |
A continuación se presenta el siguiente vídeo donde se muestra de qué manera se realiza la importación en el sistema a través del botón Importar Lote:
NOTA: Para visualizar el vídeo anterior desde Youtube hacer clic en la palabra youtube en la barra inferior de reproducción dentro del cuadro de vídeo.
|
|
Nota: Durante el proceso de importación el sistema controla que los proveedores que figuran en la planilla existan en el sistema, por lo tanto antes de realizar el proceso verificar que los mismos existan, caso contrario realizar el alta de los mismos en el sistema. |
El sistema SIU-Pilagá cuenta con la opción de cargar en lote los comprobantes que se visualizan desde el servicio "Mis Comprobantes" de AFIP. Para utilizar esta funcionalidad será necesario configurar los comprobantes desde Mapeo comprobantes SIU-Pilagá - AFIP. El archivo necesario se podrá descargar presionando en botón "Excel" en la web del servicio.
Luego de exportado el archivo desde el sitio de la AFIP, el siguiente paso será importarlo a SIU-Pilagá, esto lo haremos presionando el botón Importar lote AFIP:
Figura 11-2: Formato esperado Importación por Lote AFIP.
Luego de seleccionado el archivo, y asociado el tramite si correspondiese, presionar el botón Validar Lote.
Antes de confirmar se nos mostrará la información recolectada. Es importante aclarar que el sistema adecua el punto de venta y número de factura al formato válido para AFIP 00000-00000000, por lo que en el caso de utilizar formato para tipos de documentos será necesario modificar la expresión regular al formato mencionado.
Figura 11-3: Comprobantes a importar.
Finalizaremos presionando el botón Guardar.
IMPORTANTE: Independientemente sea la forma en la que se halla realizado el alta del comprobante de 3ro, si el mismo presentó algún ítem de inciso 4, una vez finalizada la operación, el sistema automáticamente generará una solicitud de alta de bien patrimonial en estado BORRADOR en el sistema SIU - Diaguita.
|
|
Nota: El sistema controla para que no se carguen comprobantes duplicados, es decir no se repitan comprobantes con igual tipo y número. |
Los comprobantes de 3ros dados de alta o importados se pueden modificar/ eliminar mientras no estén vinculados con ningún tramite ya PAGADO. En caso que el comprobante a modificar o eliminar este asociado con algún tramite, primero se deberá acceder a rectificar el mismo y desvincular el comprobante en cuestión, luego desde la operación ABM - Comprobante de 3ros recién proceder a modificar/ eliminar el comprobante.
|
|
Nota: Si el comprobante a modificar o eliminar presenta algún ítem correspondiente a inciso 4, se deberá notificar del cambio a realizar al área de Compras que gestiona el sistema SIU - DIAGUITA para que realicen los cambios que correspondan en la solicitud de alta del bien patrimonial. |
A continuación se presenta un vídeo donde a través del circuito de Caja Chica se muestra como vincular un comprobante de 3ros con una rendición de caja chica.
Todos los comprobantes de 3ros que se den de alta desde la operación Gastos/ Comprobantes de 3ros/ ABM Comprobantes de 3ros o bien se hallan exportado desde el sistema SIU - Diaguita, podrán utilizarse por el momento en los circuitos Adelanto a Responsables (Rendición), Compras (Devengado) y Caja Chica (Rendición).
|
|
IMPORTANTE: Un comprobante NO PUEDE VINCULARSE con más de un tramite. |
|
|
IMPORTANTE: Si durante la carga del comprobante de 3ero se completó el número de expediente, al momento de vincular el mismo con un tramite en particular, el sistema controlará que ambos expedientes coincidan para poder mostrar los comprobantes dentro del devengado (compras, caja chica o adelanto a responsable). Por tal motivo verificar si el número coincide o si tiene punto u otro carácter especial. |
