El sistema SIU-Diaguita permita realizar la gestión de las compras de bienes y servicios, de acuerdo a la normativa vigente, y el control patrimonial de los bienes inventariables.
En el presente documento se irán incorporando y describiendo el uso de las operaciones del sistema.
En esta sección se describirán operaciones relacionadas con la Etapa de Convocatoria.
Esta operación permite crear una nueva convocatoria a borrador a partir de otra. Los datos que se copiarán serán: Datos Generales, Pliego y Documentos Adjuntos de la convocatoria original.
La opción de “Copiar convocatoria” aparecerá en aquellas convocatorias que no estén en estado “Sin efecto”.
Para realizar esta operación se debe ingresar a la convocatoria que se desea copiar. Seguidamente se mostrará una pantalla similar a la siguiente:
Figura 1-1: Ficha de convocatoria.
Se debe hacer clic sobre el botón Copiar convocatoria de la Figura 1-1 A continuación se despliega la siguiente pantalla:
Figura 1-2: Copiar Ficha de convocatoria.
Se deben completar los datos Tipo, Número y Ejercicio de la nueva convocatoria y luego guardar los datos haciendo clic sobre el botón Confirmar de la Figura 1-2.
En caso de utilizar el mismo número de expediente el sistema lo advierte emitiendo el siguiente mensaje:
Figura 1-3: Mensaje de confirmación. Expediente existente.
Si se utilizan los mismos datos se debe confirmar presionado el botón OK, caso contrario presionar el botón Cancelar. Si cancela el sistema regresa a la pantalla de la Figura 1-2 para ingresar los nuevos datos.
Luego de confirmar los datos desde la pantalla de la Figura 1-2 (datos de un nuevo expediente) o confirmar el mensaje de la Figura 1-3 (mismos datos del expediente origen), el sistema muestra un nuevo mensaje de confirmación:
Figura 1-4: Mensaje confirmación para crear nueva convocatoria.
Si está seguro de crear la nueva convocatoria a partir de otra debe presionar el botón OK, caso contrario presionar el botón Cancelar. Al presionar el botón Ok se despliega la siguiente pantalla:
Figura 1-5: Ficha de nueva convocatoria.
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Nota: La nueva convocatoria creada a partir de otra quedará en estado de BORRADOR. |
En el caso de que la nueva convocatoria copiada sea la que va a quedar en lugar de la original, se deberá dejar sin efecto la convocatoria original para poder asociar la solicitud a la nueva convocatoria.
Esta operación permite generar una nueva convocatoria en estado Borrador a partir de otra. Los datos que se copiarán serán: Datos Generales, Pliego, Documentos Adjuntos, Reserva Presupuestaria y la totalidad de los items que se habían importado como renglones en la convocatoria original. Esto también creará una nueva Solicitud de Bienes y Servicios en estado Autorizado que contenga todos los renglones de la convocatoria original como ítems en la Solicitud.
Esta operación se puede utilizar cuando una convocatoria esta en estado “Desierta” y el Acta de Apertura resulta "Desierta".
Para realizar esta operación se debe ingresar a la convocatoria que se desea duplicar. Seguidamente se mostrará una pantalla similar a la siguiente:
Figura 1-6: Ficha de convocatoria.
En esta pantalla se debe hacer clic sobre el botón Duplicar convocatoria. A continuación se despliega la siguiente pantalla:
Figura 1-7: Duplicar convocatoria.
Para duplicar la convocatoria se debe hacer clic sobre el botón Guardar de la Figura 1-7. A continuación se despliega el siguiente mensaje de confirmación:
Figura 1-8: Mensaje de confirmación para duplicar la convocatoria.
Si realmente desea duplicar la convocatoria debe hacer clic sobre el botón Ok de la Figura 1-8, caso contrario debe hacer clic sobre el botón Cancelar.
Una vez que duplica la convocatoria se muestra la siguiente pantalla:
Figura 1-9: Ficha de la nueva convocatoria.
En la pantalla de la Figura 1-9 se puede observar entre los datos de la nueva convocatoria el número de la convocatoria de origen, para este ejemplo es la CDC 12/2018.
Como mencionamos anteriormente, cuando se duplica una convocatoria el sistema genera automáticamente una nueva solicitud en estado autorizada. Desde la opción Ver mapa del trámite se puede acceder más rápidamente a la nueva solicitud.
La siguiente figura muestra la nueva solicitud generada automáticamente al duplicar la convocatoria, para nuestro ejemplo es la solicitud número 281/2019.
Figura 1-10: Ficha de la nueva solicitud generada automáticamente.
En la descripción del asunto de la nueva solicitud, como se muestra en la sección remarcada con un rectángulo rojo, se indica que la misma ha sido generada automáticamente por el sistema y los correspondientes motivos.
La operación Modificar fechas permite modificar los datos de los cuadros del pliego (Retiro de Pliego / Consulta de Pliego / Presentación de Ofertas y Actos de Apertura) para aquellas convocatorias que se encuentren en estado "En autorización" y "Pendiente de autorización".
Para realizar esta operación se debe ingresar a la convocatoria que desea modificar. Seguidamente se mostrará una pantalla similar a la siguiente:
Figura 1-11: Convocatoria - Modificar fechas.
Para realizar los cambios sobre los datos del pliego se debe hacer clic sobre el botón Modificar fechas de la Figura 1-11. La pantalla que se despliega es la que se muestra a continuación:
Figura 1-12: Modificar fechas.
Luego de realizar los cambios sobre los datos de los cuadros de la pantalla de la Figura 1-12 se debe hacer clic sobrel el botón Guardar.
Desde esta sección se describen los circuitos asociados a los procesos de gestión de las garantías de Ofertas y de Adjudicación que conectan los Módulo SIU-Diaguita y SIU-Pilaga facilitando la integración entre ambos módulos y mejorando dichos procesos.
Las garantías de ofertas se utilizan para asegurar que el proveedor mantendrá las condiciones propuestas de su oferta. Las mismas se utilizan en el acto de apertura al momento de realizar la apertura de sobres.
Cada garantía de oferta se compone de un % del monto total ofertado. La vigencia de las garantías de ofertas es hasta el acto de adjudicación. En caso de que el proveedor desista o haya algún un inconveniente se habilita a la institución disponer de la misma.
Las garantías de oferta se basan en preventivos por lo que se requerirá la información presupuestaria desde SIU-Pilagá para poder realizar la asociación y así poder enviar las garantías de ofertas desde SIU-Diaguita a SIU-Pilagá para relizar directamente el ingreso y egreso de las mismas.
A continuación se presenta el circuito general de Gestión de garantías de ofertas en el cual se muestra la interrelación entre los sistemas SIU-Diaguita y SIU-Pilagá en cuanto al ingreso y egreso de dichas garantías de ofertas:
Figura 2.1: Circuito Gestión de garantías de ofertas.
Los pasos a tener en cuenta, según el diagrama de la Figura 2.1 son los siguientes:
1- Asociar preventivo de compras: Como mencionamos antes, las garantias de ofertas requieren de preventivos por lo que el circuito se inicia asociando el preventivo de compras que se obtiene desde SIU-Pilagá. Esta asociación en SIU-Diaguita se realiza en la etapa Convocatoria del trámite desde la opción Reserva Presupuestaria.
2- Alta de garantía de oferta: Las garantías de ofertas se registran en el SIU-Diaguita en la etapa Acto de apertura (estado borrador) desde la opción Oferentes. Desde esta operación se completan los datos de la oferta junto con la garantía correspondiente que se requiera al proveedor.
Figura 2.2: Garantía de oferta - Alta de garantía.
Para agregar garantías se debe hacer clic sobre el botón con el símbolo más ( + ) y completar los datos que aparecerán en el recuadro inferior. Los datos obligatorios están marcados con un asterísco, el resto de los datos pueden quedar sin completar. Para quitar una garantía debe estar parado sobre la garantía a quitar y luego hacer clic sobre el ícono con el simbolo menos ( - ).
3- Generar acta: Realizada la carga de las garantías, el siguiente paso es generar el acta del acto de apertura de sobres. Esto se realiza en la etapa Acto de apertura desde la opción Generar acta.
4- Exportar garantías a SIU-Pilaga para el ingreso: En esta instancia, para exportar las garantías de oferta a SIU-Pilagá, debermos ir a la ficha del acto de apertura (el acto de apertura debe estar en estado Definitivo) y luego a la opción Exportar Garanías, como se muestra a continuación:
Figura 2.3: Garantía de oferta - Opción Exportar Garantías.
Al ingresar a la opción Exportar Garantías se mostrarán las garantías de oferta disponibles para ser ingresadas a SIU-Pilaga, el estado inicial de dichas garantías será "No exportada" como se puede apreciar en la siguiente pantalla.
Figura 2.4: Garantía de oferta - Exportar garantía a SIU-Pilaga.
Para realizar la exportación de garantías de oferta se debe presionar el botón Exportar garantías de la Figura 2.4. A continuación el sistema emitirá un mensaje confirmando la operación: "Las Garantías fueron exportadas con Éxito a SIU-Pilaga para continuar su gestión".
Una vez que las garantías son enviadas a SIU-Pilagá se debe ingresar nuevamente a la opción Exportar garantías (Figura 2.3) para que se vea el cambio de estado de las mismas, como se puede ver en la siguiente figura.
Figura 2.5: Garantía de oferta - Pendiente de ingreso.
Desde el sistema SIU-Pilagá se deberá realizar el ingreso de las garantías de oferta enviadas desde el SIU-Diaguita, ya que las mismas quedaron en estado "Pendiente de ingreso" en SIU-Pilaga. Una vez que las garantías sean ingresadas desde SIU-Pialgá podremos ver el estado actualizado de las garantías desde SIU-Diaguita. Para ello, debemos ir al Acto de Apertura, a la opción Exportar garantías (Figura 2.3) y veremos que el estado de las garantías cambiaron de "Pendiente de ingreso" a “Ingresada”.
Figura 2.6: Garantía de oferta ingresada.
5- Exportar garantías a SIU-Pilaga para el egreso: Una vez autorizada la adjudicación, si el proveedor ha cumplido con sus obligaciones de la oferta realizada se debe proceder a devolver el importe de la garantía. Para ello, primero se debe ingresar al SIU-Diaguita e ir a la etapa de Adjudicación donde se visualizará la opción Exportar garantías como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura 2.7: Garantía de oferta - Exportar Garantías para el egreso.
Al ingresar a la opción Exportar Garantias se visualizará la siguiente pantalla:
Figura 2.8: Exportar garantía de oferta para el egreso en SIU-Pilagá.
Desde esta pantalla se podrán seleccionar las garantías, todas o solo algunas, que se desean exportar al SIU-Pilagá y luego se deberá hacer clic sobre el botón Egreso de Garantías SIU-Pilaga. A continuación el sistema emitirá un mensaje confirmando la operación: "Las Garantías fueron exportadas con Éxito a SIU-Pilaga para continuar su gestión".
El estado de las garantías recién exportadas se visualizarán como se muestra en la siguiente figura:
Figura 2.9: Garantía de oferta egresada - Estado Orden de Egreso.
En el caso de exportar todas las garantías de una sola vez, el botón Egreso de Garantías SIU-Pilaga ya no está disponible como se puede observar en la Figura 2.9.
El egreso de la garantía de oferta se debe realizar desde SIU-Pilagá. Una vez realizado el egreso, si volvemos a ingresar desde SIU-Diaguita, a la etapa de Adjudicación, opción Exportar garantías, veremos que el estado de la garantía cambia de "Orden de egreso" a “Egresada”.
Figura 2.10: Egreso de garantía de oferta - Estado Egresada.
De aquí en adelante se continúa con el circuito de compra.
El siguiente diagrama presenta el circuito general de Gestión de garantías de adjudicación en el cual se muestra la interrelación entre los sistemas SIU-Diaguita y SIU-Pilagá.
Figura 2.11: Circuito Gestión de garantías de adjudicación.
A continuación se detallarán los pasos necesarios en cuanto a la exportación de las garantías de adjudicación desde el SIU-Diaguita a SIU-Pilagá:
1. Alta de orden de compra: Como primer paso se debe crear la orden de compra asociada al trámite desde la etapa Adjudicación, opción Nueva orden de compra. Esto es necesario para poder asociar el compromiso presupuestario a dicha orden y además porque el compromiso presupuestario es un dato obligatorio al momento de dar de alta la garantía de adjudicación.
2. Asociar compromiso presupuestario: Una vez creada la orden de compra se debe asociar el compromiso presupuestario correspondiente a dicha orden. Esto se efectúa desde la etapa Orden de compra del trámite en cuestión, desde la opción Compromiso presupuestario.
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Nota: Si la asociación no se realiza no será posible realizar el alta de la garantía de adjudiación y tampoco la exportación de la misma al sistema SIU-Pilaga. |
3. Alta de garantía de adjudicación: Las garantías de adjudicación se registran en el SIU-Diaguita en la etapa Adjudicación (adjudicación en estado Autorizada) desde la opción Garantías.
Figura 2.12: Garantía de Adjudicación - Opción Garantías.
Al ingresar a la opción Garantías se abre la siguiente pantalla:
Figura 2.13: Garantías de Adjudicación - Opción Nuevo.
Para dar de alta una nueva garantía de adjudicación se debe hacer clic sobre el botón Nuevo de la Figura 2.13. A continuación se abrirá una nueva pantalla para completar los datos de la garantía y proveedor.
Figura 2.14: Garantías - Completar datos de la garantía.
Desde esta pantalla se completan los datos de la garantía y luego se debe hacer clic sobre el botón Guardar.
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Nota: Se controla el proveedor asociado al compromiso importado desde el sistema SIU-Pilagá. Este debe corresponderse con el proveedor adjudicatario, de otra manera no se podrá dar de alta la garantía de adjudicación. |
4. Exportar garantías a SIU-Pilagá: Para exportar la garantía de adjudicación al sistema SIU-Pilaga se debe ir a la ficha de Adjudicación y hacer clic sobre la opción Exportar Garantías:
Figura 2.15: Garantías de adjudicación - Opción Exportar Garantías.
Al ingresar a la opción Exportar Garantías se abre la siguiente pantalla donde se puede observar que aparece la garantía de adjudicación dada de alta en el paso anterior para ser ingresada en SIU-Pilaga.
Figura 2.16: Ingreso de Garantía de Adjudicación a SIU-Pilaga.
El estado de la garantía en primera instancia es "No exportada". Para exportarla se debe hacer clic sobre el botón Ingreso Garantías a SIU-Pilaga. Seguidamente el sistema emitirá un mensaje de confirmación similar a: "Las Garantías fueron exportadas con Éxito a SIU-Pilaga para continuar su gestión". En este momento la garantía queda en estado "Pendiente de ingreso", esto se puede ver desde la ficha de adjudicación o ingresando nuevamente a la opción Exportar Garantías (Figura 2.15) como se visualiza en la siguiente figura:
Figura 2.17: Garantía de Adjudicación - Estado Pendiente de Ingreso.
Desde el sistema SIU-Pilagá se deberá realizar el ingreso de la garantía de adjudicación enviada desde el SIU-Diaguita. Luego de que dicha adjudicación sea ingresada el estado de la misma pasará a estado "Ingresada". La orden de egreso como el egreso de la garantía de adjudicación se realiza desde el sistema SIU-Pilaga.
Se podrá consultar el cambio de estado de la garantía de adjudicación desde SIU-Diaguita, ingresando a la ficha de adjudicación o desde la opción Exportar Garantías (Figura 2.15) como se muestra a continuación:
Figura 2.18: Garantía de Adjudicación - Estado Egresada.
De aquí en adelante se continúa con el circuito de compra.
En esta sección se presenta el siguiente vídeo donde se muestra como realizar la exportación de comprobantes de terceros desde la etapa de Recepción de Bienes y Servicios desde el sistema SIU - Diaguita hacia el sistema SIU - Pilaga:
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Nota: Para que se habilite el botón de Exportar Comprobantes, la recepción del bien debe estar autorizada desde la misma Ficha de Recepción de Bienes y Servicios. |
Es importante destacar, que luego de exportado un comprobante al sistema SIU - Pilaga, el mismo estará disponible para su edición desde la operación Gastos/ Comprobantes de 3ros/ ABM - Comprobantes de 3ros y además para asociarse al tramite que corresponda dentro del circuito de compras, rendición de caja chica o de adelanto a responsable según corresponda. Para mayor información consultar en instructivo SIU- Pilaga, sección 11. ABM Comprobantes de 3ros.
