5.3 Envío de E-Mails

Envío de E-Mails

Esta opción permite realizar envíos de email a usuarios de SIU-Kolla con el objetivo de permitir informar distintas novedades tales como: encuestas disponibles, finalización de tiempo para responder encuestas, restablecimiento de contraseña, entre otras. Un requisito de esta operación es que exista la configuración del Servidor SMTP disponible desde la operación Configuración de mails.

Esta funcionalidad permite gestionar el envío de avisos para los distintos grupos que tengan asociada una habilitación, o para un usuario en particular, pudiendo realizar envío de emails la cantidad de veces que se considere necesario.

Figura 65: Envío de E-Mails.

 

Nota: Para una misma habilitación se puede realizar más de un envío por ejemplo en el caso de querer enviar un recordatorio para encuestados que aún no respondieron.

 

 

 

Las operación se completa siguiendo los siguientes pasos:

• Usuarios
• Envíos Anteriores
• Redacción de E-Mail
• Envíos Realizados

Usuarios

En esta etapa de la funcionalidad de Envío de E-Mails es posible buscar e identificar a los usuarios a quienes se desea mandar el correo electrónico.

Se puede realizar la búsqueda de dos maneras:

• Envío de E-Mail a un Grupo de encuestados

Si se requiere realizar envíos de E-Mails para una Habilitación pueden seleccionarse uno o mas Grupos de encuestados asociados a los formularios habilitados.

Los campos que se solicitan son los siguientes:

• Unidad de Gestión: se trata de la Unidad de Gestión a la que pertenece la habilitación en donde se encuentra el Grupo.
• Habilitación: se listan todas las habilitaciones de la Unidad de Gestión indicada, se debe identificar la habilitación deseada.
• Encuesta Terminada: se puede indicar listar usuarios del Grupo que hayan finalizado la encuesta, aquellos que aún la tengan pendiente, o todos.
• Grupos: se trata de la lista de Grupos de usuarios utilizados en la habilitación seleccionada. Si no se indicara ninguno, se alertará con un mensaje como se muestra mas abajo.

Figura 66: Envío de E-Mails a Grupo de encuestados.

Como se mencionaba antes, si no se indicara ningún Grupo se procederá a listar todos los usuarios de todos los grupos, según el filtro aplicado.

Figura 67: Envío de E-Mails a Grupo de encuestados.

• Envío de E-Mail a Usuarios

Mediante esta opción se permite realizar envíos de E-Mails a cualquier usuario del sistema, exceptuando los de tipo Anónimo y Externo.

El envío de estos correos electrónicos pueden facilitar el aviso de encuestas a responder, el restablecimiento de contraseña, entre otras notificaciones.

A continuación se describen las opciones de filtro. En cada una de ella se puede indicar el dato completo o una parte del mismo y se aplican como conjunción en la búsqueda de los resultados:

• Apellido: indicar el apellido de la persona a quien se desea enviar el E-Mail.

• Nombre: indicar el nombre de la persona.

• Usuario: indicar el nombre de usuario.

Figura 68: Envío de E-Mails a Usuarios.

Al seleccionar Filtrar se listan los registros resultantes en el primer listado. Si es necesario se mostrarán de manera paginada.

Con la opción Limpiar se borran los datos indicados para la última búsqueda y el resultado obtenido para realizar, luego, una búsqueda nueva.

Figura 69: Listado de Usuarios a agregar.

Una vez desplegados los registros en el listado se deberá seleccionar cuáles de ellos se quiere incluir en el envío del correo electrónico.

• Agregar todos: incluye todos los usuarios listados como resultado de la búsqueda.

• Agregar marcados: agrega únicamente los usuarios marcados para luego trasladarlos a la lista de usuarios seleccionados.

• Quitar marcados: esta opción aplica sobre el listado de usuarios seleccionados para en envío del E-Mail.

Figura 70: Listado de Usuarios Seleccionados.

Envíos Anteriores

En el caso de que se desee reutilizar el contenido de un correo enviado con anterioridad SIU-Kolla ofrece la opción de búsqueda de envíos realizados.

El envío puede ser identificado de dos maneras.

1) Si, originalmente, se realizó un envío para una Habilitación se solicitan los siguientes campos:

• Unidad de Gestión, en donde se realizó el Envío de E-Mail que queremos recuperar.
• Habilitación, que corresponde al formulario habilitado para el cual se realizó el envío.
• Grupo (Concepto), para identificar dentro de la Habilitación seleccionada un Grupo de usuarios en particular.
• Envío, permite identificar el correo electrónico en cuestión. Es el nombre asignado en el paso de Redacción de E-Mail.

2) Si el envío que se desea identificar se realizó independientemente de una Habilitación, es decir que se hizo en envío por Usuario, el mismo se lista en el último campo disponible.

Figura 71: Envíos Anteriores.

Redacción de E-Mail

En esta pantalla se deberá indicar el Remitente que se desea usar para el envío de E-Mail. Esta operación permite seleccionar un remitente eligiendo entre los que hayan sido definido en SIU-Kolla. Se solicitan, además, el Nombre con que se desea identificar el envío que se está realizando, el Asunto del mail y a continuación se permite redactar el texto, dando el formato deseado y pudiendo utilizar algunos Parámetros para informar datos de útiles y facilitar la redacción del mail:

[[link]] = url del módulo SIU-Kolla
[[link_reestablecer]] = url para el cambio de contraseña
[[usuario]] = nombre de usuario
[[clave_usuario]] = clave de usuario
[[nombre]] = nombre de la persona
[[tipo_doc]] = tipo de documento de la persona
[[nro_doc]] = número de documento de la persona

Figura 72: Redacción de E-Mails.

• Nota al pie

Esta opción permite adicionar un mensaje al pie del e-mail para acompañar el mensaje a modo de firma, aclaración, datos de contacto, etc. Es un texto totalmente personalizable y opcional.

• Adjuntar archivos

Es posible adjuntar hasta 3 archivos al envío. Estos se sumarán al mensaje y serán recibidos por todos los usuarios destinatarios.

 

Una vez cliqueado el botón Enviar mail se despliega un mensaje que confirma la operación.

Figura 73: Mensaje de E-Mails enviados.

Envíos Realizados

Una vez cliqueado el botón 'Enviar mail se comenzará a realizar los envíos correspondientes. Una vez finalizado el envío de todos los correos se mostrará un listado con el resultado de cada destinatario.

Figura 74: Envío de E-Mails realizados.

Debe tenerse en cuenta que el proceso puede demorar dependiendo de la cantidad de emails que se deba mandar y de los tiempos de respuesta del servidor de correo electrónico.